Automatisierungssoftware für die Debitorenbuchhaltung für eine schnellere Zahlung

ABCAdda | Updated Aug 19, 2022

Was ist Debitorensoftware? (accounts receivable software)Dieser Beitrag zeigt, wie es Ihnen helfen kann, zeitaufwändige Abrechnungsaufgaben zu eliminieren und pünktlich bezahlt zu werden. Wenn Sie die Grundlagen bereits kennen, können Sie sich gerne direkt in unsere Tipps stürzen, was Sie bei der Auswahl eines AR-Automatisierungsanbieters zu diesem Thema beachten sollten.

Das manuelle Generieren, Senden oder Hochladen von Rechnungen in das Kundenportal ist ineffizient und kann auf menschliches Versagen zurückzuführen sein. Automatisieren Sie diesen Prozess und entlasten Sie Ihr Schadenteam, damit es sich auf höherwertige Arbeiten konzentrieren kann.

Finanz- und Buchhaltungsexperten in vielen Branchen profitieren von der Verwendung unserer Automatisierungssoftware für die Debitorenbuchhaltung, da sie Prozesse vereinfacht und das Potenzial für kostspielige menschliche Fehler praktisch eliminiert.

Lassen Sie uns vorher sehen, was sind Forderungen?

Was sind Forderungen?

Forderungen oder AR sind Gelder, die einem Unternehmen für Produkte oder Dienstleistungen geschuldet werden, die ausgegeben, aber noch nicht bezahlt wurden. Die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung wird manchmal mit überfälligen Rechnungen verwechselt, dem Geld eines Unternehmens, um Einkäufe zu bezahlen. Forderungen sind Geldzuflüsse und Fälligkeiten sind Geldflüsse .

Während einige Unternehmen eine vollständige Anzahlung verlangen, bevor ein Produkt oder eine Dienstleistung bereitgestellt werden kann, verlangen die meisten nur eine Anzahlung. Einige Unternehmen wollen überhaupt keine Zahlungsform.

Verspätete Kundenzahlungen werden in der Bilanz aufgeführt und erfordern eine langwierige Dateneingabe. Wenn Sie kein gutes System haben, können diese Aufzeichnungen schnell außer Kontrolle geraten und das Unternehmen kann Verluste erleiden.

3 Art der Forderungen

3 Art der Forderungen.  Forderungen können in drei Kategorien unterteilt werden, um besser zu verstehen, was Sie tun.

Forderungen können in drei Kategorien unterteilt werden, um besser zu verstehen, was Sie tun.

  1. Debitorenbuchhaltung: Dies ist der Betrag, der für alle Käufe auf Kredit zu zahlen ist . Sie werden oft innerhalb von 2 Monaten oder 60 Tagen betrieben und gelten als Umlaufvermögen.
  2. Eingangshinweis: Forderungen werden in Form von schriftlichen Zusagen oder zahlbaren Schuldscheinen beglichen. Es besagt, dass der Kunde dem Unternehmen einen bestimmten Geldbetrag schuldet und gibt ein schriftliches Versprechen, einen bestimmten Geldbetrag bis zu einem bestimmten Datum zu zahlen. Meldungen, die nach einem Jahr oder mehr fällig sind, sind Anlagevermögen; weniger als einem Jahr gelten weiterhin als Umlaufvermögen.
  3. Weitere Forderungen: Sonstige Forderungen beinhalten Gehaltsvorschüsse, Darlehen an Mitarbeiter und Zinsen auf Banknoten. Daher tragen sie unterschiedliche finanzielle Risiken für das Unternehmen und werden in den Jahresabschlüssen und Aufzeichnungen unterschiedlich dargestellt.

Jetzt lass uns sehen! Was ist Buchhaltungssoftware-Automatisierung ?

Was ist Debitorensoftwaressoftware? (accounts receivable software)

Die meisten Menschen sind sich einig, dass eine pünktliche Bezahlung für Ihren Betrieb von entscheidender Bedeutung ist. Unternehmen aller Größen und Branchen sind jedoch häufig mit Rechnungsengpässen konfrontiert. Langsame und mühsame Verteilungen und die Nichteinhaltung von Kundenabrechnungsanforderungen nehmen Ihrem Debitorenteam Zeit ab, was sich direkt auf Ihren Cashflow auswirkt.

Hier kommt die Automatisierung der Buchhaltungssoftware ins Spiel. Software zur Automatisierung der Debitorenbuchhaltung ist einfach eine Möglichkeit, sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgaben für Ihr Schadenteam zu automatisieren. Es kann Ihnen auch helfen, die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Rechnungen sofort genehmigt werden, damit Ihre Kunden schneller bezahlen können. Dies hilft Ihnen, Zeit zu sparen und häufige Rechnungsfehler zu vermeiden, die durch menschliches Versagen oder Unkenntnis der Rechnungsanforderungen des Kunden verursacht werden.

Warum Ihr AR-System automatisieren?

Das manuelle Sammeln von Daten ist sehr zeit- und zeitintensiv. Der Einsatz automatisierter Debitorensysteme belastet die Technik. Während viele erwägen, das Sterbebuchsystem zu automatisieren, ist es eine Gelegenheit, eine neue Fähigkeit zu erlernen und einige der Arbeitslasten zu verringern.

Automatisierte Debitorenbuchhaltungssysteme bieten Führungskräften und Buchhaltern die Möglichkeit, mehr Geld zu verdienen – weniger Arbeit und Stress für bessere Ergebnisse. Sie haben eine Erfolgsformel für die Debitorenbuchhaltung, wenn Sie bessere, effizientere Buchhalter und identische Systeme haben.

Automatisierte Programme können Rechnungen erstellen, Mahnungen versenden und Listen erstellen, die auf einer einfachen Dateneingabe basieren. Sie können mit verschiedenen Zahlungsmethoden wie Kreditkarten, Banküberweisungen und Zahlungsgateways integriert werden.

  • 1. Einfach und unkompliziert: Die Automatisierung Ihres Debitorenbuchhaltungssystems nimmt Zeit in Anspruch, um Dokumente zu formatieren und Aufträge zu duplizieren. Während der Ersteinrichtung werden Daten aus Ihrem Buchhaltungssystem automatisch in die Debitorenverwaltungssoftware heruntergeladen , und die Zwei-Wege-Integration hält beide Systeme auf dem neuesten Stand, sodass keine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.

Kontoinformationen können automatisch für Ihre digitale Dokumentation bereitgestellt werden, wodurch die Notwendigkeit von Kontoinformationen entfällt, die den Zahlungsprozess verlangsamen.

Mit der AR-Sammlungsverwaltungssoftware können Sie auch mehrere Kundenberichte und den Zahlungsverlauf mit einer Schaltfläche herunterladen, anstatt langwierige Datenerfassungssitzungen einzuschließen.

  • 2. AR-Software: Debitorenverwaltungssoftware, die zur Automatisierung Ihres Kontos installiert wird, kann auch in anderen Bereichen nützlich sein. Während es Ihren Arbeitsablauf beschleunigt und den Cashflow beeinflusst , kann es auch auf Führungsebene eingesetzt werden.

Manager können ihre Teams nach Konto überwachen, um zu sehen, ob sie effektiv arbeiten und Änderungen vornehmen.

Obwohl die meisten Buchhaltungsprogramme über ein Automatisierungselement verfügen, wird der Automatisierungsprozess für die Debitorenbuchhaltung normalerweise als separates Produkt verkauft, das erweiterte Funktionen bietet. Auch die Integration bestehender Systeme ist entscheidend für den Erfolg der Debitorensoftware. (accounts receivable software)

  • 3. Gehen Sie mit dem alten aus: Manuelle Systeme können den Cashflow, das Geschäftswachstum, das Erreichen der Geschäftsziele und den Gesamtumsatz beeinträchtigen.

Durch die Automatisierung des Systems für Ihr Konto entfällt der Aufwand für die Rechnungsstellung, Verfolgung und Aufzeichnung von Zahlungen oder Kennzeichnungsproblemen wie Rechnungs- und Anfragestreitigkeiten, Stabilität. Das System sammelt automatisch Daten und kann Sie auf der Grundlage dieser Daten auf Zahlungsprobleme oder Trends in Bezug auf schlechte Kreditwürdigkeit oder unbezahlte Zahlungen hinweisen.

Manuelle Systeme nehmen viel Zeit in Anspruch, um Signaturen und Signaturen zu verwalten, zu verfolgen und Dokumente und Datenblätter zu erstellen. Automatisierte Systeme erleichtern die tägliche Arbeit und machen Systeme schnell, effizient und einfach zu bedienen.

  • 4. Es sind die kleinen Dinge: Kleine Veränderungen führen zu großen Verbesserungen. Mit einem automatisierten Debitorensystem treten in der Regel weniger Probleme auf:
    • Besserer Arbeitsablauf
    • Keine menschlichen Fehler: Maschinen haben selten Rechenfehler, die sich auf Daten auswirken
    • Bessere Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Kunden
    • Verbessertes Zeitmanagement
    • Optimiertes System für besseren Cashflow und Liquidität
    • Schneller Datenabruf

Software zur Automatisierung der Debitorenbuchhaltung für eine schnellere Zahlung

Bei manuellen Arbeitsabläufen werden Sie mit Verzögerungen und Schwierigkeiten konfrontiert, die den Cashflow verlangsamen

  • Verlorene oder verlorene Dokumente
  • Doppelarbeit
  • Komplizierter manueller Prozess
  • Menschlicher Fehler
  • Zeitaufwändige Verwaltung
  • Standardisieren Sie Ihre Verfahren: Ein automatisiertes System bedeutet, dass alle auf derselben Buchhaltungsseite sind. Wenn alle Datenquellen gleich sind, arbeiten sie alle auf der gleichen Basis; Aktuelle Informationen sind tendenziell weniger verwirrend.
  • Mitarbeiterbindung: Die Mitarbeiterbindung ist ein unerwarteter Vorteil eines einfachen und effizienten Geschäftssystems.

Mitarbeiter, die sich ständig gestresst und verwirrt fühlen, bleiben mit geringerer Wahrscheinlichkeit im Unternehmen. Darüber hinaus sind diejenigen, die sich wiederholenden manuellen Aufgaben wie der manuellen Dateneingabe und Rechnungen, die Forderungen beschreiben, ausgesetzt sind, trennbar und anfällig für menschliche Fehler. Im Gegensatz dazu neigen diejenigen, die monotone Aufgaben automatisieren können, dazu, ruhig zu sein und Zeit zu haben, ihre Arbeit zu genießen, sodass sie tendenziell bessere Leistungen erbringen und länger durchhalten.

Zufriedene Mitarbeiter führen auch zu zufriedeneren Kunden. Wenn Sie gerne mit jemandem kommunizieren, werden Sie die Extrameile gehen, um ihm das zu geben, was er braucht. Hilfsbereiter und freundlicher Kundenservice ist sehr hilfreich.

Kunden müssen nicht von Abteilung zu Abteilung gehen, um einfache Informationen mit einem vereinfachten System zu finden. Der direkte und effiziente Ansatz führt zu besseren Auszahlungen und weniger Verzögerungen.

Vorteile von AR-Automatisierungslösungen

AR Automation hilft Ihnen, Ihren AR-Sammlungsmanagement-Softwareprozess zu rationalisieren, lokale Abrechnungsgesetze einzuhalten und alle Ihre Kundenrechnungen elektronisch zu verteilen – unabhängig von den digitalen Fähigkeiten Ihrer Kunden. Sie definieren Regeln gemäß den Anforderungen jedes Kunden, sodass Sie Anforderungen automatisch erfüllen und digitale Workflows vollständig unterstützen können. Die Vorteile auf einen Blick

1. Vereinfachen Sie Ihren Arbeitsablauf: Ihr AR-Team kann sich auf den Umgang mit verspäteten Zahlungen oder die Prognose des Cashflows konzentrieren, indem es den Zeitaufwand für jede Rechnung reduziert und den gesamten Arbeitsablauf effizienter gestaltet. Mit anderen Worten, indem sie Mitarbeiter von den lästigsten Aufgaben befreien, können sie sich stattdessen auf die Sicherung des Geschäftserfolgs konzentrieren.

2. Leicht zu erfüllende gesetzliche Anforderungen: Immer mehr Länder verlangen, dass Kundenrechnungen mit Systemen wie Italiens SDI erstellt werden. Und da verschiedene Länder unterschiedliche Anforderungen haben, wird es schnell kompliziert – besonders wenn Sie Kunden in mehreren Märkten haben.

In diesem Fall helfen Ihnen mehrere Automatisierungslösungen für Forderungen , die lokalen Gesetze einzuhalten. Es bietet Ihnen eine gemeinsame Grundlage für Ihre gesamte globale Rechnungsstellung und ermöglicht es Ihnen, Zahlungen in verschiedenen Märkten zu akzeptieren.

3. Genauigkeit und Kundenservice verbessern: Wenn Sie die Genauigkeit Ihrer Kundenrechnungen erhöhen, schafft das Vertrauen. Unternehmen, die nicht die richtigen Dokumente einreichen, gelten als unprofessionell und verursachen zusätzliche Arbeit. Bei einer AR-Automatisierungslösung spielt es keine Rolle, welches Format Ihre Kunden bevorzugen oder wie es digital entwickelt wird. Sie handhaben es genauso, auch wenn sie Dokumente weiterhin auf Papier erhalten möchten.

Möglich machen dies Druck- und Postdienste mit automatischer Sortierung und Weiterleitung. Ihr Finanzteam kann sich auf andere wertvolle Aufgaben konzentrieren, anstatt das Dokument aufzuteilen, ob es als E-Mail, Papierrechnung oder elektronische Rechnung gesendet werden soll.

Diese zeitsparende Funktion berücksichtigt die individuellen Bedürfnisse der Empfänger bei der Verteilung von Rechnungen und erleichtert den Empfängern den Wechsel von gedruckten oder elektronischen Rechnungen zu elektronischen Rechnungen, wenn ihre Organisation einen höheren digitalen Reifegrad erreicht.

  • Paid Schnellere interne Rechnungsbearbeitung
  • DSO reduzieren
  • Bezahlt Schnellere Zahlung
  • Verbesserter Cashflow
  • Sicherer
  • Verbesserte Genauigkeit
  • Bessere Kundenbeziehungen
  • Reduzieren Sie die Vertriebskosten

Worauf Sie bei der Auswahl einer Debitorenbuchhaltungs-Automatisierungssoftware achten sollten

Worauf Sie bei der Auswahl einer Debitorenbuchhaltungs-Automatisierungssoftware achten sollten

Sobald Sie die Vorteile kennen, ist die nächste Frage vielleicht, wie Sie anfangen sollen. Der Übergang zu digitalen Prozessen ist für den durchschnittlichen Geschäftsinhaber nicht immer selbstverständlich, aber viele Dienstleister bieten Ratschläge zur Einschätzung, was Ihr Unternehmen zur Automatisierung des Schadenprozesses benötigt. Das Gespräch mit einem Dienstleister wird Ihnen auch einen genaueren Blick auf Ihre Möglichkeiten werfen, da nicht alle Anbieter gleich sind.

Worauf sollten Sie also achten, wenn Sie sich für eine Debitorenbuchhaltungslösung für Ihr Unternehmen entscheiden?

  1. Wählen Sie eine offene Plattform: Einer der Hauptunterschiede zwischen den Debitorenbuchhaltungslösungen besteht darin, wie offen sie für andere ähnliche Dienste sind. Wenn Sie nicht wissen, welche Lösungen Ihre aktuellen und zukünftigen Kunden verwenden, sollten Sie Lösungen wählen, die mit anderen Plattformen kompatibel sind.
  2. Stellen Sie sicher, dass es das Land unterstützt, in dem Sie arbeiten: Sind Sie im Ausland tätig oder planen Sie, in neue Märkte zu expandieren? Wählen Sie so weit wie möglich auf dem Markt vorhandene Debitorenplattformen .
  3. Stellen Sie sicher, dass es den lokalen gesetzlichen Anforderungen entspricht: Viele Länder verlangen, dass Rechnungen elektronisch und über eine zentrale oder lokale Plattform gesendet werden. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Anforderungen erfüllen können.
  4. Verteilung in allen Formaten: Die meisten Unternehmen haben auf digitale Kundenrechnungen umgestellt , aber der Sinn der Automatisierung der Debitorenbuchhaltung ist, dass Sie sich nicht darum kümmern müssen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Dienst Rechnungen in jedem Format senden kann, sogar auf Papier.
  5. Nahtlose Integration: Die AR-Automatisierung sollte sich nahtlos in Ihr ERP integrieren lassen, ohne eine neue Schnittstelle hinzuzufügen.

Was ist der Standardprozess für die Debitorenbuchhaltung?

Debitorenprozessablauf auf dem Konto. Der Standardprozess für Debitoren sieht wie folgt aus:

  • Beschreiben Sie Ihre Kreditvergabepraktiken und kommunizieren Sie diese an Ihre Kunden. Erwägen Sie gegebenenfalls die Ausarbeitung und Unterzeichnung eines Vertrags/einer Vereinbarung, in der alle Kaufbedingungen aufgeführt sind.
  • Es folgt der Abrechnungsprozess. Rechnungen erfordern die Verteilung von Zahlungsaufforderungen nach Lieferung von Waren oder Dienstleistungen. Diese Rechnung kann digital oder in Papierform sein und enthält in der Regel Einzelheiten zu den Waren oder Dienstleistungen, dem Fälligkeitsdatum und möglichen Strafen im Falle einer Verzögerung.
  • Verfolgen Sie alle Rechnungen und ihren zugehörigen Status. Markieren Sie Rechnungen als abgeschlossen, wenn die Zahlung eingegangen ist, und senden Sie Mahnungen für ausstehende Kundenzahlungen . Ein praktischer Ansatz kann eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung rechtzeitiger Zahlungen spielen.
  • Erfassen Sie alle AR und trennen Sie uneinbringliche Forderungen.

Wie können Sie den Debitorenprozess für Ihr Konto automatisieren?

Der wichtigste Vorteil der Schuldenautomatisierung ist selbsterklärend – die Erhöhung Ihres Betriebskapitals durch die Sicherstellung pünktlicher Zahlungen. Wenn Sie also nach Möglichkeiten suchen, die Vorteile der Prozessautomatisierung für die Debitorenbuchhaltung zu nutzen , finden Sie hier eine Roadmap:

Wie können Sie den Debitorenprozess für Ihr Konto automatisieren?

Binden Sie Ihr Buchhaltungsteam ein: Eine Änderung Ihres Lösungsprozesses für die Debitorenbuchhaltung wäre eine massive Überarbeitung. Daher müssen Sie Ihr Buchhaltungsteam bei jedem Schritt dieser Reise einbeziehen. Beraten Sie sich mit ihnen, um sich ein Gesamtbild der AR -Prozesse zu verschaffen, bestehende Prozesse zu überprüfen, gemeinsame Hindernisse zu besprechen und Wege zu ihrer Überwindung zu identifizieren und während des Entscheidungsprozesses Team-Input zu erhalten.

Notieren Sie die Ziele und Anforderungen: Die Transformation zur Debitorensoftware wird ein langsamer Prozess sein, der schrittweise umgesetzt wird. Infolgedessen ist es leicht, sich von all dem Schnickschnack ablenken zu lassen, den die auf dem Markt erhältlichen Automatisierungstools bieten. Konzentrieren Sie sich auf das „Muss“, bevor Sie mit den „guten Dingen“ flirten. Um diesen Zeitplan nicht weiter in die Länge zu ziehen, setzen Sie klare Ziele und Anforderungen und halten Sie sich in der ersten Phase daran.

Wählen Sie einen AR-Automatisierungspartner: Angesichts der Tatsache, dass der Markt mit Anbietern von AR-Automatisierungssoftwarelösungen vollgestopft ist , kann es schwierig sein, einen auszuwählen und einen auszuwählen. Beachten Sie bei dieser Auswahl die folgenden Merkmale:

  • Wählen Sie eine Open-Source- Plattform für Debitorenbuchhaltung , die an Ihre Geschäftsanforderungen angepasst werden kann.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Dienstleister einen soliden Ruf hat. Für eine breitere Präsenz sollten sie idealerweise international präsent sein.
  • Stellen Sie sicher, dass es den örtlichen behördlichen Anforderungen entspricht.
  • Stellen Sie sicher, dass es die Rechnungsverteilung in allen Formaten unterstützt.
  • Es sollte eine nahtlose Integration in Ihre bestehende digitale Infrastruktur über Plug-Ins und APIs bieten.

Identifizieren Sie Führungskräfte in der AR-Automatisierung: Ernennen Sie einen Teamleiter, der den AR-Automatisierungssoftwareprozess überwacht und überprüft . Sie werden als zentrale Anlaufstelle fungieren, um die Interessengruppen über alle bisher betroffenen Änderungen zu informieren.

Sie sind auch für das Management der Transformation, die Überwachung der Implementierung der Softwarelösung zur Forderungsautomatisierung und die Überprüfung ihrer Rolle im Workflow verantwortlich. Am wichtigsten ist, dass sie eng mit ihren Entscheidungspartnern zusammenarbeiten, um ein hohes Maß an Kommunikation aufrechtzuerhalten, alle Probleme zu lösen und jegliche Verwirrung zu beseitigen.

Veränderung beginnen

Bevor Sie Änderungen vornehmen, führen Sie einen gründlichen Test durch, um die volle Funktionsfähigkeit sicherzustellen. Neue Technologien müssen sich in bestehende Arbeitsabläufe einfügen. In dieser Phase muss sich Ihr Buchhaltungsteam einer Schulung und Anpassung an die Arbeit in der neuen Umgebung unterziehen. Sobald beide Aufgaben abgeschlossen sind, sind Ihre Softwaretools zur Forderungsautomatisierung und das Team vom ersten Tag an einsatzbereit!

Fazit:

Die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung stellt sicher, dass Ihr Unternehmen jedes Mal die richtigen Rechnungen sendet. Das gibt Ihren Kunden Vertrauen in Ihr Unternehmen und Ihre AR-Prozesse und ermutigt sie, offene Rechnungen in Rekordzeit zu begleichen. Dieser doppelte Gewinn an Auszahlungen und Vertrauen trägt wesentlich zum Wachstum Ihres Unternehmens bei, unabhängig von Ihrem Tätigkeitsbereich. Verwenden Sie also eine Software zur Forderungsautomatisierung , um Ihr Geschäftswachstum zu beschleunigen!

Zusätzlich zur Verteilung können intelligente Geschäftsnetzwerke und Debitorenbuchhaltungsplattformen automatisch Inhaltsanreicherung und digitale Signaturen implementieren, um die Anforderungen Ihrer Kunden oder lokaler Steuerbehörden zu erfüllen.