Order To Cash Prozess (O2C), die jeder kennen muss?

ABCAdda | Updated Aug 14, 2022

Der Order to Cash Prozess (O2C) spielt eine wichtige Rolle in der Beziehung eines Unternehmens zu seinen Kunden. Während Unternehmen häufig an Vorbestellungsprozessen wie Marketing beteiligt sind, kann die Optimierung der Order-to-Cash-Prozesskarte manchmal übersehen werden. Dadurch können Sie ein schnelleres und besseres Kundenerlebnis bieten.

Dieser Leitfaden führt Sie durch den gesamten Order to Cash Prozess , von der Bestellung über die Berichterstellung bis hin zur Datenverwaltung. Durch die Erörterung von Best Practices und Herausforderungen zeigen wir Ihnen, wie Sie die besten Prozesse zum Geldverdienen für Ihr Unternehmen implementieren.

Order-to-Cash-Automatisierungssoftware für ein perfektes Geschäft

Was ist die Order to cash?

Die Order to Cash O2C oder OTC ist der gesamte Prozess des Auftragserfüllungssystems . Auch als O2C-Zyklus bekannt. So erhält Ihr Unternehmen Kreditorenbuchhaltungen , verarbeitet, verwaltet und erfüllt Bestellungen. Es beginnt mit der Bestellung und deckt jeden Schritt des Versand- und Zahlungsvorgangs ab.

Der Vorgang wird auch nach dem Versand der Bestellung und der Zahlung fortgesetzt. Durch die Optimierung des Checkout-Prozesses definieren Sie Ihren Erfolg als Unternehmen. Dies führt zu besseren Kundenbeziehungen und beseitigt Ineffizienzen.

Technologie ist für die heutigen O2C-Prozesse von entscheidender Bedeutung. Die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse kann genaue und Echtzeitinformationen liefern. Die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse stellt sicher, dass jede Abteilung mit den neuesten Informationen arbeitet.

Die Software kann jetzt Ihren O2C-Zyklusprozess von der Bestellung bis zur Lieferung an die Haustür Ihres Kunden verfolgen.

Was ist die Order to cash Prozess

Warum istorder to cash cycle im Geschäftsleben so wichtig?

Der Order-to-Cash-Zyklus spielt eine wichtige Rolle in Ihrem Geschäftsbetrieb. Mehrere wichtige Auftragsindikatoren werden verfolgt, um die Kundenzufriedenheit sicherzustellen, einschließlich Auftragsgenauigkeit und pünktliche Lieferung, die alle mit der Einrichtung eines effizienten O2C-Prozesses verbunden sind.

Sobald eine Bestellung aufgegeben wurde, müssen Sie die Bestellinformationen, einschließlich des Lieferorts, so schnell wie möglich bearbeiten und bestätigen, bevor Sie mit der Auswahl und Verpackung der Bestellung beginnen.

Während Bestellungen den Order-to-Cash-Zyklus durchlaufen , müssen Systeme und Prozesse vorhanden sein, die den Prozess transparent machen, einschließlich der Möglichkeit, Bestellungen in jeder Phase zu verfolgen.

Es ermöglicht Ihnen, Ihre Kunden über ihre Bestellungen zu informieren und den E-Commerce-Ausführungsprozess zu verfolgen, zu analysieren und zu optimieren.

Was ist der Order-to-Cash-Prozessablauf?

Technologie spielt in jedem Schritt des Prozesses von Bargeldlösungen eine entscheidende Rolle . Es gibt keine Handlung bei der nächsten Wahl, die nicht durch innovative Technologie und vernetzte Systeme verbessert werden könnte.

Ein optimaler O2C Order-to-Cash-Prozessfluss erfordert, dass viele verschiedene Länder Zugang zu genauen Echtzeitinformationen haben . Neben vernetzten Daten müssen Tools wie Automatisierung, digitale Abrechnung und digitales Broadcast-Management richtig integriert werden.

Um letztendlich das Beste aus Ihrem OTC-Prozess herauszuholen, sind Technologiekonvergenz, Prozessmanagement und behördenübergreifende Zusammenarbeit erforderlich.

8 Hauptschritte, die den Prozess von Order-to-Cash-Lösungen ausmachen

8 Hauptschritte, die den Prozess von Order-to-Cash-Lösungen ausmachen

Schritt 1. Auftragsverwaltung

Der erste Schritt des Order-to-Cash-Zyklus ist die Auftragsverwaltung, die beginnt, sobald ein Kunde bestellt . Ob es sich um eine E-Commerce-Plattform handelt, sogar um eine persönliche Benachrichtigung eines Vertriebsmitarbeiters oder eine E-Mail an die Verkaufsabteilung, Sie sind für die Auftragsverwaltung verantwortlich, sobald der Kauf bestätigt wurde.

Ihr Auftragsmanagement sollte automatisiert sein, und eine sofortige Benachrichtigung sollte Aktionen in anderen Abteilungen auslösen, die jede Einheit an der Spitze des Auftrags unterstützen. Stellen Sie sicher, dass neue Aufträge ordnungsgemäß arrangiert werden, und benachrichtigen Sie unverzüglich die relevanten Parteien, um eine genaue und rechtzeitige Ausführung zu gewährleisten.

Schritt 2. Kreditmanagement

Ein sorgfältiges Kreditmanagement am o2c-Frontend minimiert Probleme am Ende des Prozesses. In Fällen, in denen das Hauptbuch zulässig ist, durchläuft jeder Kunde, der zum ersten Mal eine Bestellung aufgibt, automatisch das Kreditgenehmigungsverfahren.

Automatisierte Software kann eine ausdrückliche Genehmigung oder Ablehnung erteilen, und Finanzmitarbeiter können über Fälle benachrichtigt werden, die einer weiteren Untersuchung bedürfen.

Die Auftragsverwaltungssystemsoftware sollte wiederkehrende Kunden mit laufenden Kreditgenehmigungen in die Ausführungsphase schicken. Das bedeutet, wiederkehrende Kunden, die bei früheren Bestellungen oder erstmaligen Anträgen nicht gutgeschrieben wurden, müssen als neue Kunden behandelt werden.

Die automatisierte Hauptbuchverwaltung vereinfacht die Forderungsbearbeitung, und eine strategische Kreditrichtlinie stellt sicher, dass Sie nur Kredite an berechtigte Kunden vergeben.

Schritt 3. Auftragserfüllung

Automatisierte Bestandsverwaltungssoftware ist ein wesentlicher Bestandteil des Ausführungsprozesses. Echtzeitverkäufe sollten Bestandsmitglieder aktualisieren, um den Erhalt von Bestellungen zu vermeiden, die nicht abgeschlossen werden können. Wenn das Produkt nicht vorrätig ist, sollte es sofort gekennzeichnet werden.

Sie müssen dann den Kunden nach Kundenbeziehung benachrichtigen und die Bestellung stornieren, wodurch Sie Abrechnungsprobleme vermeiden können.

Aufträge sollten zur Ausführung und in einem standardisierten digitalen Format eingereicht werden, damit jeder Mitarbeiter, der den Vertrag anbahnt, alle relevanten Details klar darlegen kann. Papierbestellungen und veraltete Softwareprogramme, die keine Bestelldaten teilen, verursachen Ungenauigkeiten, Kosten, Erklärungen und Schwierigkeiten.

Schritt 4. Versand bestellen

Die erfolgreiche Lieferung einer Bestellung hängt von der Produktlogistik ab. Daher muss der Versandteil des O2C-Prozesses regelmäßig auditiert werden, um sicherzustellen, dass er hohen Leistungsstandards entspricht.

Daten aus der Auftragsverwaltungsfunktion und -leistung müssen sofort aktualisiert werden, damit das Versandteam Lieferungen gemäß dem Lieferplan des Spediteurs planen und Bestellungen rechtzeitig an Kunden liefern kann.

Schritt 5. Rechnungsstellung an den Kunden

Wie alles, was mit dem Hauptbuch und dem Forderungsmanagement von Order to Cash zu tun hat, können Verzögerungen und Ungenauigkeiten bei der Rechnungsstellung zu einem Schneeball werden und finanzielle Probleme verursachen, die das gesamte Unternehmen plagen.

Finanzfachleute können Cashflows effektiv prognostizieren und Ausgaben entsprechend planen, wenn genaue ausstehende Rechnungen nach einem zuverlässigen Zeitplan gesendet werden.

Das Buchhaltungssystem muss korrekte Informationen von Mitarbeitern erhalten, die die First-Line-Funktion beaufsichtigen. Das Rechnungssystem sollte Datenpunkte wie Bestelldetails, Kosten, Kreditbedingungen, Bestelldaten und Lieferdaten erfassen.

Damit Rechnungen mit den richtigen Informationen automatisiert und ohne Verzögerung versendet werden können.

Schritt 6. Forderungen

Automatisierte Buchhaltungssysteme sollten ausstehende Rechnungen , die zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht bezahlt wurden, vor ihrer Fälligkeit markieren, und Debitorenbuchhalter sollten diese Rechnungen überprüfen, um festzustellen, ob echte Fehler zu verspäteten Zahlungen führen könnten. Die unbezahlten Rechnungen einer Bestellung mit einem Zahlungsziel von 30 netto können nach zwei Wochen gekennzeichnet werden, wodurch automatische Zahlungserinnerungen und Zahlungsprüfungen ausgelöst werden.

Wenn ein Fehler festgestellt wird, muss der Debitorenspezialist Order to Cash die Daten aus dem Auftragsverarbeitungssystem sofort überprüfen , herausfinden, wo die Informationen beschädigt wurden, und sofort eine geprüfte Rechnung senden.

Schritt 7. Zahlungseinzug

Die erste Abwehrmöglichkeit gegen Mahnverzögerungen besteht für Beauftragte von Dokumentenzahlungen innerhalb einer gesetzten Frist. Organisationen stehen vor einem Problem, bei dem Zahlungen von Kunden nicht im Auftragsbearbeitungssystem verarbeitet werden und ausstehende Rechnungen als unbezahlt angezeigt werden.

Dies erzeugt Spannungen, wenn der Kunde aufgefordert wird, für die gesendete Zahlung zu bezahlen. Es kann auch zu ungenauen Liquiditätsprognosen führen, wodurch das Finanzteam ein höheres Liquiditätsdefizit falsch vorhersagt.

Wenn eine Rechnung innerhalb der Fälligkeitsfrist offiziell abläuft, muss das Konto des Kunden gekennzeichnet und der Saldo gehalten werden. Wenn sie versuchen, eine weitere Bestellung aufzugeben, muss das automatisierte System den Kunden warnen, dass die Zahlung gesendet werden muss, bevor der nächste Einkauf abgeschlossen wird.

Debitorenbuchhalter sollten sofort damit beginnen, Kunden mit überfälligen Rechnungen zu kontaktieren und Inkassoverfahren und mögliche zukünftige Strafen zu skizzieren.

Buchhaltungs- und Finanzmanager sollten außerdem regelmäßig alle säumigen Konten überprüfen, um eine aktuelle Schätzung uneinbringlicher Forderungen zu erhalten und die nächsten Schritte festzulegen.

Schritt 8. Berichterstattung und Datenverwaltung

Zugehörige Softwareprogramme können Leistungsdaten in jeder Phase des Datenprozesses verfolgen, von der Bestellung bis zur Zahlung. Die Unternehmensleiter können sehen, wie sich der gesamte O2C-Prozessfluss auf alles andere auswirkt, indem sie diese Daten beobachten und analysieren. Dazu gehören Kundenbeziehung, Verkaufszykluslänge, Kundeneingaben und Servicefähigkeiten usw.

Das Management kann diese Datenpunkte auch verwenden, um festzustellen, ob Verzögerungen in einem Bereich andere O2C-Prozesse beeinflussen. Da der O2C-Prozess stark voneinander abhängig ist, können selbst geringfügige Ineffizienzen in einer Funktion zu kostspieligen Problemen an anderer Stelle führen.

Die erfolgreiche Verwaltung und Optimierung des Order-to-Cash-Zyklus hilft Unternehmen, ihren Kunden effizient einen Mehrwert zu bieten und pünktliche Zahlungen für ihre Dienstleistungen zu erhalten.

Technologie kann Unternehmen auch dabei helfen, die Order-to-Cash-Zahlungsprozesse zu verbessern und Ressourcen freizusetzen, damit sich die Mitarbeiter auf ihre wichtigste Aufgabe konzentrieren können: die Verbesserung des Kundenerlebnisses und der Kundenbeziehung.

Was sind die Herausforderungen des Prozesses vom Bestell- bis zum Kassenprozess?

Eine der gemeinsamen Herausforderungen vieler Unternehmen ist die effiziente Operationalisierung ihres Order-to-Cash-Prozesses . Jeder Teilprozess des OTC-Zyklus hat typischerweise seine Tools und Systeme, die in seinen Silos arbeiten.

Diese separaten Plattformen enthalten unterschiedliche Daten. Wenn diese Plattformen und Systeme nicht verbunden sind, können Informationen nicht den gesamten Order-to-Cash-Zyklus im Unternehmen durchlaufen.

3 Häufige Herausforderungen bei jedem Schritt des Order-to-Cash-Prozesses:

  1. Fehlendes CRM oder OMS zur Nachverfolgung von Kunden und Bestelldetails: Manuelle Prozesse können Engpässe und Fehler im Bestellverwaltungsprozess vom Order to Cash Prozess verursachen . Wenn CRM oder OMS vorhanden sind, kommt es aufgrund fragmentierter Informationen zu Ineffizienzen, wenn sie nicht mit ERP-Systemen zusammenhängen.
  2. Arbeitsintensive Kreditanalyse: Die Kreditanalyse kann arbeitsintensiv und zeitaufwändig sein, wenn sie nicht manuell durchgeführt wird. Online-Kreditanträge, Kredit-Scorecards und automatisierte Kreditanalysen sparen Zeit und sorgen für konsistente und objektive Kreditentscheidungen. Wenn automatisierte Kredit-Tools in CRM integriert und auf Unternehmensebene gemeinsam genutzt werden, wird der Order to Cash Prozess effizienter.
  3. Papierrechnungssysteme und manuelle Zahlung durch den Kunden: Manuelle Rechnungsverfahren sind mit menschlicher Arbeit, Materialien und Versandkosten verbunden. Diese zeitraubenden Aufgaben führen auch zu erheblichen Verzögerungen. Dies führt zu Verzögerungen beim Erhalt von Zahlungen und der Erfassung von Einnahmen.

Das EIPP-System schafft eine End-to-End-Automatisierung, vom Versand elektronischer Rechnungen an Kunden bis zur Durchführung von Zahlungen über ein Online-Portal. Das EIPP muss mit den ERP-Systemen verbunden werden, um die Geldzuflüsse zu verbessern und eine nahtlose Order-to-Cash-Zahlung aufzubauen.

  • Fragmentierte Prozesse und ineffiziente Reporting-Tools: Die Unfähigkeit, den Fortschritt des Order-to-Cash-Zyklus zu verfolgen, liegt oft an unterschiedlichen Systemen, die in den einzelnen Teilprozessen verwendet werden. Das Fehlen dynamischer und skalierbarer Plattformen, die mit einem ERP-System verbunden sind, kann zu Verzögerungen und ungenauen Berichten führen.

5 Best Practices für den Order to Cash Prozess

Wie im obigen Absatz erwähnt, stehen OTC-Prozesse in direktem Zusammenhang mit dem Geschäftserfolg. Die Rationalisierung des Workflows von der Bestellung bis zum Bargeldkreislauf kann überzeugende, unternehmensweite Vorteile bringen.

O2C-Prozesse wirken sich auf die Lieferkette, das Personalmanagement und die Lagerbestände aus. Ein Engpass in jeder Phase des OTC-Marktzyklus kann zur Schließung einzelner Geschäftssysteme führen. Hier sind einige Best Practices, die den Arbeitsablauf von der Bestellung bis zur Zahlung rationalisieren und rationalisieren können.

1. Standardisierung des O2c-Zyklus:

Unabhängig von der Größe und dem Umfang der Organisation trägt die unternehmensweite Standardisierung von O2C-Praktiken zur Steigerung der Konsistenz und Produktivität bei. Die Standardisierung trägt auch dazu bei, die Auftragsbearbeitungszeit erheblich zu verkürzen. Die Reduzierung der Zykluszeiten führt zu erhöhten und vorhersehbaren Geldzuflüssen.

2. Nutzung der Optimierungstechnologie:

Der Einsatz von Technologielösungen wie Workflow-Automatisierung optimiert und rationalisiert den OTC-Marktzyklus. Doppelte und redundante Prozesse werden eliminiert und die Prozesskonsistenz und -transparenz durch Automatisierung verbessert.

3. Unterschiedliche Systemintegration:

Große Organisationen, insbesondere solche, die durch Akquisitionen wachsen, verfügen über Dutzende verschiedener Systeme. Die Integration dieses Systems schafft Effizienzen, die den Bargeldkreislauf automatisch verkürzen können. Die Systemintegration ermöglicht auch einen nahtlosen Datenaustausch, wodurch menschliche Voreingenommenheit und Fehler minimiert werden.

4. Überwachung und Auswertung des Kassensystems:

Um von dem System zu profitieren, müssen sie regelmäßig überprüft und überwacht werden. Die wichtigsten Effizienzkennzahlen geben Auskunft über die Effizienz des O2C-Prozesses.

5. Mitarbeiterschulung:

Alle am O2C-Kreislauf Beteiligten müssen sich ihrer Rolle bewusst sein. Mitarbeiter, die an o2c-Systemen arbeiten, sollten geschult werden, um mit Ausnahmen, Ausfallzeiten und anderen Problemen umzugehen und diese umgehend zu beheben.

Die Implementierung dieser Best Practices stellt sicher, dass der Bargeldbestellprozess dazu beiträgt, Geld und Zeit für Unternehmen zu sparen.

Automatisieren Sie den Order-to-Cash-Zyklus

Der Einsatz digitaler Lösungen wie digitale Rechnungsstellung und Workflow-Automatisierung trägt zur Steigerung der Produktivität und Effizienz von o2c-Workflows bei. Manuelle Order-to-Cash-Geschäftsprozesse sind voller Ungenauigkeiten, Inkonsistenzen, menschlicher Voreingenommenheit, Fehler und Engpässe.

Verschiedene Schritte im Auftragsabwicklungs-Workflow, wie Auftragsverwaltung, Rechnungsstellung und Genehmigung, Reklamationen und Datenberichte, können effektiv automatisiert werden.

Cflow Cavintek ist eine cloudbasierte Workflow-Automatisierungslösung, die wichtige Geschäftsfunktionen in wenigen Minuten automatisiert. Der visuelle Builder in Cflow ermöglicht es Benutzern, benutzerdefinierte Workflows mit einfachen Drag-and-Drop-Optionen zu erstellen. Es handelt sich um eine No-Code-Automatisierungssoftware, die von Personen ohne technische Ausbildung verwendet werden kann.

Die Automatisierung des Prozesses von der Bestellung bis zur Auszahlung kann effizient mit o2c-Zyklusdiagrammen durchgeführt werden, die den Prozess klar umreißen. Das O2c-Workflow-Mapping hilft, Redundanzen und Engpässe zu identifizieren, die durch Workflow-Automatisierung effektiv angegangen werden können.

Verwenden Sie KI und andere neue Technologien

Der Einsatz von Technologie ist für einen voll funktionsfähigen O2C-Prozess unerlässlich. Es wird Fehler reduzieren und im Jahr 2021 zu einem der 10 besten Produktivitätstools für kleine Unternehmen werden. Dieses System wird Ihnen auch dabei helfen, alle Ihre Geschäftsprozesse für die Auftragsabwicklung in einem zentralen Hub zu integrieren.

Dadurch wird sichergestellt, dass alle Bereiche Ihres Unternehmens in Echtzeit miteinander kommunizieren und sich auf dem Laufenden halten. Durch die Implementierung dieser Technologie sparen Sie auch Geld. IBM stellte fest, dass Unternehmen, die KI und andere neue Technologien einsetzen, 22% der Rechnungen einsparen.

Fazit

Der größte Teil der Betriebskosten des Unternehmens wird für das Cash-Management ausgegeben. Die Optimierung von Prozessen von der Bestellung bis zur Zahlung trägt dazu bei, die Produktivität anderer Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit dem OTC-Marktzyklus zu steigern.

Die Workflow-Automatisierung hilft, Cashflow-Aufträge zu rationalisieren und zu optimieren, indem die Nachteile manueller Prozesse beseitigt werden. Cloud-Workflow-Automatisierungslösungen automatisieren wichtige Geschäftsprozesse wie Beschaffung, Zahlungsaufträge, Rechnungsgenehmigung und Auftragsbearbeitung.

Fortschrittliche Unternehmen, die die Effizienz und Produktivität ihrer Geschäftsabläufe steigern möchten, wenden sich Workflow-Automatisierungslösungen für kritische Order-to-Cash-Geschäftsprozesse zu .