Was ist Kreditmanagement? Schritte zu befolgen, die Ihr Geschäft sofort verbessern werden

ABCAdda | Updated Aug 19, 2022

Die Kreditmanagementfunktion wird oft als internes Inkasso unbezahlter Forderungen verstanden. Wenn Sie einen Vertriebsmitarbeiter fragen, kann dieser sich auch darauf beziehen, Kundenbestellungen zu verhindern .

Im Wesentlichen ist das Bild des Kreditmanagements der Prozess des Zahlungseingangs von Kunden. Dies ist in der Regel auf die Reduzierung der Kapitalbindung beim Kunden zurückzuführen. Dieser Leitfaden bietet einen vollständigen Überblick über die Richtlinien des Kreditmanagementprozesses .

Was ist Kreditmanagement?

Das Kreditmanagement gewährt Kunden Kredite und klärt sie über die Rückzahlungsbedingungen auf, damit sie ihre Rechnungen pünktlich bezahlen können.

Technologie spielt eine wichtige Rolle beim Aufbau einer Plattform zur Rationalisierung des Kreditvergabe- und Einziehungsprozesses. Der wichtigste Aspekt des Kreditmanagements ist jedoch der Kreditentscheidungsprozess.

Dieser Prozess legt Richtlinien für die effektive Auswahl fest, wem Glaubwürdigkeit verliehen werden soll und wem nicht, wodurch das Risiko von Zahlungsausfällen verringert wird.

Kreditmanagement-Prozessautomatisierungssoftware

Die Bedeutung des Kreditmanagements

Einige Unternehmen tun ihr Bestes, um ein neues Unternehmen zu gründen, zögern jedoch möglicherweise, die letzte Hürde zu nehmen, um sicherzustellen, dass die Transaktion zu einem „lohnenden Geschäft“ wird. Mehr als die Hälfte aller Insolvenzen sind auf schlechte Kreditentscheidungsprozesse zurückzuführen , was seine Bedeutung demonstriert.

Die Bedeutung des Kreditmanagements und der Entscheidungsprozesse

Das Kreditmanagement für kleine Unternehmen umfasst mehr als nur Zahlungserinnerungen. Stattdessen geht es um gründliche Recherchen und Prozesse, um mögliche Gründe für Zahlungsausfälle zu identifizieren, vielleicht sogar dann, wenn die Lösung oder das Produkt noch nicht geliefert wurde und sogar wenn es Unstimmigkeiten in den Debitorenbuchhaltungen gibt . Effektives Kreditmanagement ist ein umfassender Prozess bestehend aus:

  • Die erstmalige Feststellung der Kundenbonität
  • Kunden regelmäßig auf Kreditrisiken scannen und überwachen
  • Kundenbeziehung pflegen
  • Erkennung von Zahlungsverzug im Voraus
  • Rechtzeitige Reklamationserkennung
  • DSO-Upgrade
  • Forderungsausfällen vorbeugen

Was sind die Vorteile des Kreditmanagements?

Einer der Hauptvorteile des Kreditmanagements besteht darin, sich ein klares Bild von den Finanzen Ihres Unternehmens zu machen, wodurch Sie unnötige Kreditrisiken vermeiden und Chancen nutzen können.

Aber das ist nicht alles. Zu den Vorteilen des Kreditmanagementprozesses gehören auch:

  • Cashflow-Schutz: Stellen Sie sicher, dass Ihr Cashflow immer Ihren Geldabfluss übersteigt, damit Sie Ihre Rechnungen und Ihre Mitarbeiter pünktlich bezahlen können.
  • Reduzieren Sie die Anzahl verspäteter Zahlungen, indem Sie sie frühzeitig erkennen und schlechte Kreditwürdigkeit verhindern, wodurch die Wahrscheinlichkeit verringert wird, dass sich verspätete Zahlungen negativ auf Ihr Unternehmen auswirken.
  • Erhöhen Sie die verfügbare Geschäftsliquidität.
  • Führen Sie Forderungseintreibungen schneller und umfassender durch.
  • Erhöhen Sie den exklusiven Verkaufstag (DSO) Ihres Unternehmens.
  • Identifizieren Sie Chancen und setzen Sie das Betriebskapital Ihres Unternehmens für wichtige Geschäftsinvestitionen frei, um strategisches Wachstum zu unterstützen.
  • Hilft Ihnen bei der Planung und Analyse der Leistung und ermöglicht Ihnen, ein Finanzbudget für die kommenden Jahre zu erstellen.
  • Überzeugen Sie potenzielle Kreditgeber, die Ihre Expansionspläne finanzieren können.

Best Practices für das Kreditmanagement

Keine zwei Unternehmen sind gleich. Daher braucht Ihr Unternehmen ein Kreditmanagement für einen kleinen Businessplan , der auf die Bedürfnisse, die Branche und die Kunden zugeschnitten ist. Experten sind sich jedoch einig, dass die besten Praktiken für ein effektives Kreditrisikomanagement Folgendes umfassen:

die Best Practices für effektives Kreditrisikomanagement und Automatisierungssoftware

  1. Straffung der Vertragserfassung und -verwaltung.
  2. Identifizierung und Analyse des Ausfallrisikos bei Neukunden.
  3. Erstellung eines proaktiven Risikominderungsplans für den Kreditentscheidungsprozess .

Das Kreditmanagement beginnt mit dem Vertragsmanagement

Im Falle eines Vertrages legen Sie unbedingt die Liefer- und Zahlungsbedingungen schriftlich fest und besprechen Sie alle Vertragsbedingungen. Hier können Sie angeben, ob bestimmte Bedingungen zutreffen und andere Bedingungen nicht akzeptieren. Als Einstieg können Sie sich bei Ihrer Berufsgenossenschaft über gängige Rahmenbedingungen in Ihrer Branche informieren.

Bei Vertragsabschluss empfehlen wir zudem, einen Rechtsanwalt mit der Prüfung der Konditionen zu beauftragen. Es ist auch ratsam, sich vor Ihre Kunden zu stellen und ihnen in Ihren Verträgen und Debitorenbuchhaltungen mitzuteilen, dass Sie ein versichertes Darlehen haben. Dies verdeutlicht, dass es größere Konsequenzen für verspätete Zahlung oder Nichtzahlung gibt.

Überprüfen Sie auch, ob die Person, die jede Quittung unterschreibt, die entsprechende Befugnis hat und das Unternehmen auf der Quittung gestempelt hat.

Kreditmanagement und Inkasso

Achten Sie beim Inkasso darauf, dass alle Eckdaten auf Ihren Rechnungen auftauchen, damit sich Zahlungen nicht verzögern. Hier ist eine kurze Beschreibung der Grundlagen, die abgedeckt werden sollten:

Ihr Firmenname, Ihre Adresse und Telefonnummer sowie der Kontaktname

Korrekter Name und Adresse des Unternehmens Ihres Kunden und korrekter Ansprechpartner

  • Art und Menge der Waren oder Dienstleistungen
  • Preise in jeweiligen Währungen
  • Vereinbarte Zahlungsfrist
  • Ihre Kontonummer
  • Drucken Sie Ihre Anforderungen auch auf der Rückseite der Rechnung aus

Wenn die Zahlung nicht eingegangen ist, können Anrufe bei Kunden mit der Buchhaltung oder dem Verkauf kurz vor oder am Fälligkeitsdatum der Forderungen erfolgen, abhängig von ihrer Beziehung zu dem einzelnen Kunden. Dieser Anruf bestätigt das von Ihnen versendete Produkt und den Erhalt der Rechnung.

Dieser Schritt erleichtert den Bezahlvorgang und sorgt für einen guten Kundenservice, damit alles seine Ordnung hat. Es kann auch verspätete Zahlungen verhindern, wenn Ihr Kunde mit der Lieferung nicht zufrieden ist – solange noch Zeit ist, das Problem zu beheben. Bei fristgerechter Zahlung können Sie Ihren Kunden sogar einen kleinen Rabatt gewähren.

Was sind die üblichen Schritte im Kreditmanagementprozess?

Bestimmte Schritte sind erforderlich, um einen effektiven Managerkredit aufzubauen und aufrechtzuerhalten . Sie sollten eine Reihe von Richtlinien entwickeln, die die Kreditkonditionen für Ihre geschäftlichen Kreditverwaltungskunden klar umreißen , z. B. die Kredithöhe, die gewährt werden kann, die Zahlungsfrist, den Zinssatz, den Verzug und wie die Richtlinie angewendet wird .

Mit dieser Richtlinie kann Ihr Kreditentscheidungsprozess oder AR-Manager die Kreditwürdigkeit eines Kunden feststellen, bevor er einen Kredit gewährt. Der Kreditwürdigkeitsprozess muss gründlich und detailliert sein und alle notwendigen Informationen enthalten, einschließlich Jahresabschlüsse und Kredithistorie, um die Fähigkeit des Kunden zur Begleichung ausstehender uneinbringlicher Forderungen zu bestimmen .

Sobald ein Kredit gewährt wird, ist es wichtig, einen konsistenten und effektiven Prozess zu haben, um Kunden regelmäßig zu überwachen, um zu sehen, ob neue Risiken entstehen. Dazu gehören Rechnungsstellung, Abrechnung und Nachverfolgung, um regelmäßige und zuverlässige Zahlungen zu gewährleisten, die einen gesunden Cashflow aufrechterhalten.

Achten Sie insbesondere auf das Zahlungsverhalten des Kunden und suchen Sie nach verpassten Zahlungsmodellen. Wenn ein Kunde beispielsweise zum ersten Mal eine Zahlung verpasst, erfordert dies eine andere Reaktion als eine Historie verpasster oder länger verspäteter Zahlungen. Die Antwort hängt davon ab, wie schwerwiegend das Problem ist.

Kredit basiert auf Vertrauen, und ein guter Kreditmanagementprozess setzt gute Kundenbeziehungen voraus. Seien Sie proaktiv, indem Sie verspätete Zahlungen und Beschwerden von vornherein erkennen und angemessen darauf reagieren. Sie haben eine Richtlinie zum Einziehen überfälliger Zahlungen. Seien Sie flexibel, aber bestimmt im Umgang mit dieser Situation. Legen Sie keine Quoten fest, die das Unternehmen einem übermäßigen Risiko von Inkassounternehmen aussetzen .

Wie wird das Kreditmanagement für kleine Unternehmen berechnet?

Bei der Berechnung der Konditionen eines Kredits, der einem Kunden gewährt wird, können mehrere Faktoren berücksichtigt werden. Sie bestimmen das Risikoniveau, das das Unternehmen einzugehen bereit ist, und die Rückzahlungsfähigkeit des Kunden.

Die Bonität eines Kunden sagt Ihnen, wie hoch Ihre Geschäftsrisiken sind, und viele Informationen über Kunden werden von Kreditauskunfteien bereitgestellt. Berücksichtigt werden Zahlungsabwicklung, Transaktions- und Kaufmodelle.

Das Geschäftskreditmanagement muss auch die Stärke des zu verkaufenden Produkts oder der zu verkaufenden Dienstleistung und die Finanzkraft des Kunden berücksichtigen. Der Marktwert des Produkts – einschließlich Preis, Verkaufsvolumen und Nachfrage – kann Aufschluss darüber geben, wie viel Managementkredit gewährt wird, wenn eine vernünftige Erwartung besteht, dass Zahlungsverpflichtungen erfüllt werden.

Einige Kunden werden ihr bereits vorhandenes Guthaben verlängern oder anpassen wollen. Das hat Risiken und Vorteile. Die Bereitstellung von Krediten schafft Wohlwollen bei Ihren Kunden und zeigt, dass Sie eine finanziell gesunde Organisation sind, die es sich leisten kann, Kredite zu vergeben.

Auf der anderen Seite ist Ihr Unternehmen einem größeren Risiko ausgesetzt, wenn Kunden unzuverlässig sind. Verlängerte Kredite können auch den Cashflow oder Zahltag (DSO) beeinträchtigen, der die durchschnittliche Anzahl von Tagen misst, die ein Kreditmanagement eines Unternehmens benötigt, um Verkaufszahlungen zu erhalten.

Wie wird das Kreditmanagement traditionell in der B2B-Welt betrieben?

Vor der digitalen Technologie stützte sich die B2B-Kreditvergabe normalerweise auf Tabellenkalkulationen. Dies wird mit einem Mahnprozess kombiniert, bei dem Kunden manuell kontaktiert werden, um Forderungen einzuziehen.

Es beinhaltet die vollständige Sortierung von Daten aus verschiedenen Systemen, um die Situation des Schuldners zu verstehen. Mit diesen Informationen in der Hand (in manchen Fällen buchstäblich) arbeiten sich Kreditexperten in der Regel durch ihre Schuldner, beginnend mit dem Kunden mit den ausstehenden Schulden.

Entwicklung strategischer Kreditmanagementverfahren bei Zahlungsverzug

Nicht alle Kunden bezahlen ihre Rechnungen innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist. Stellen Sie daher sicher, dass Sie über eine effektive Kreditverwaltungsrichtlinie für verspätete Zahlungen verfügen. Wenden Sie sich im Falle einer verspäteten Zahlung an den Kunden und erinnern Sie ihn schriftlich daran, dass Sie innerhalb einer angemessenen Frist, hoffentlich bspw. einer Woche, bezahlen müssen.

Ist die Zahlung nicht erfolgt, können Sie eine Mahnung und ggf. Mahnung versenden. Dies erfordert normalerweise eine Zahlung innerhalb von zwei Geschäftstagen und sieht ein bestimmtes Datum vor, bis zu dem die Gelder eingegangen sein müssen, bevor ein Rechtsstreit beginnen kann. Angesichts der mit verspäteten Zahlungen verbundenen Kosten sollten Sie auch in Betracht ziehen, Gebühren für die Erhebung von Inkassogebühren und Zinsen hinzuzufügen.

Wenn Sie eine Vereinbarung über Zahlungsbedingungen treffen, halten Sie die Bedingungen der Vereinbarung schriftlich fest und geben Sie Folgendes deutlich an:

  • Zu zahlender Gesamtbetrag
  • Zahlungsfrist
  • Das genaue Datum, an dem die Zahlung eingegangen sein soll
  • Ihre Bankkontonummer und andere Bankdaten – wenn die Zahlung elektronisch gesendet/überwiesen wird

Mit einem Kreditmanagementsystem müssen Sie auch den Kundenfortschritt überwachen. Halten Sie sich an die Regeln? Stehen sie vielleicht kurz vor dem Bankrott? Informieren Sie auch Ihren Kreditberater.

Verspätete Zahlungen von Kunden können ihre Kreditwürdigkeit beeinträchtigen, was die Bedeutung von Kreditkontrollverfahren unterstreicht. Eine Kreditversicherung bedeutet, dass sich Ihr Spediteur um die Nachverfolgung und Einziehung verspäteter Zahlungen kümmert, was Ihnen Zeit und Mühe spart, aber auch dazu beitragen kann, Ihre Kundenbeziehung aufrechtzuerhalten, indem es Sie von Streitigkeiten fernhält.

Fazit:

Das moderne Geschäftskreditmanagement und die wirtschaftliche Infrastruktur sind so konzipiert, dass Kredite verlängert und zurückgezahlt werden müssen, damit jedes Unternehmen reibungslos funktioniert, wodurch die Bedeutung und Wichtigkeit des Kreditmanagements noch wichtiger wird.