Was ist ein Zahlungsavis und wie wird es verwendet?

ABCAdda | Updated Aug 19, 2022

Die Übersichtlichkeit der Zahlungsavise ist immer gut, wenn es um Rechnungen und Zahlungen geht. Vielleicht ist Ihnen zum Beispiel aufgefallen, dass einige der Rechnungen, die Sie erhalten, einen Abschnitt mit der Bezeichnung „Zahlungsavis“ haben.

Oder Sie haben den oben genannten Fachjargon schon einmal gehört – vielleicht von Ihrem Steuerberater oder Ihrer Buchhaltung.

Haben Sie sich jemals gefragt, was eine Überweisungsberatungsstelle ist oder welchen Zweck sie hat? Ist dies etwas, das Sie verwenden oder versenden müssen? Oder können Sie einen kleinen Teil Ihrer Rechnung ignorieren? Was sind die potenziellen Vorteile für Sie?

Lassen Sie uns das Rätsel für Sie lüften und enträtseln, was Überweisungsratschläge sind und wie man sie verwendet.

Definition der Überweisungsanzeige

Die Übersetzung kommt von „auftrag“, was „zurückschicken“ bedeutet. Im Kern handelt es sich bei Remittance um den Austausch von Geld per Überweisungsschein .

Hier sendet jemand Gelder an eine andere Person oder Organisation (z. B. ein Unternehmen), möglicherweise sogar über Grenzen hinweg. Dies kann eine Zahlung oder sogar ein Geschenk sein.

Überweisungsanzeigen funktionieren genau wie jede andere Zahlung, die Sie tätigen. Es gibt auch viele Möglichkeiten zu wählen. Welche Option Sie wählen, hängt von einer Kombination von Faktoren ab, wie z.

Beispielsweise, ob Sie Zugang zu einem Bankkonto haben, wie schnell Sie die Transaktion abschließen müssen und welche Gebühren Sie bereit sind, für die Transaktion zu zahlen.

Die am häufigsten verwendeten Übersetzungsmethoden sind jedoch elektronische Überweisungen und Banküberweisungen.

Was ist Überweisung?

Ein Zahlungsavis, dh ein Dokument, das angibt, warum ein Kunde eine bestimmte Zahlung geleistet hat. Obwohl die Verwendung von Überweisungsanzeigen auf die Verwendung von Schecks zurückzuführen ist, werden sie immer noch verwendet, da einige globale Unternehmen immer noch Transaktionen mit Schecks durchführen.

Kunden senden ihre Überweisungsvorschläge und Zahlungen, damit Lieferanten Aufzeichnungen führen können. Obwohl digitale Zahlungen heute weit verbreitet sind, hilft der Zahlungsavis beim Organisieren und Vergleichen offener Rechnungen mit Zahlungen, was besonders nützlich ist, wenn Sie täglich mehrere Kundenzahlungen bearbeiten.

Übersetzungsboards werden auch als Kundenüberweisungen bezeichnet und enthalten in der Regel Rechnungsnummern, Informationen auf Positionsebene und zugehörige Zahlungsinformationen. Das Bargeldantragsteam muss die Überweisung manuell bearbeiten, was umständlich sein kann. Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über Best Practices für die Verarbeitung von Zahlungsavisen zu erfahren .

Was sind Zahlungsavise?

Ein Zahlungsavis ist einem Zahlungsnachweis sehr ähnlich , den Sie als zahlender Kunde eines Unternehmens oder Lieferanten an einen Anbieter senden. Das Ziel der Übersetzungsagentur ist es, sie wissen zu lassen, dass Sie ihre Rechnung bezahlt haben.

Beim Bezahlen von Anbietern ist kein Trinkgeld oder Überweisungsbeleg erforderlich. Stattdessen ist es höflich, Ihrem Lieferanten zu helfen, die Überweisung , die Sie erhalten, mit den von ihm gesendeten Rechnungen zu vergleichen. Dies hilft ihnen sicherlich bei der Aufzeichnung und schafft eine gute Kommunikationslinie zwischen Ihnen und Ihrem Anbieter.

Zahlungsavise gibt es in vielen Formen. Es gibt keine besonderen Anforderungen. Nachfolgend stellen wir einige Beispiele vor.

Was ist ein Zahlungsavis-Check?

Zahlungsnachweis.

Was ist ein Überweisungsträger?

Überweisungsträger sind Kassen sehr ähnlich. Einige Anbieter fügen ihren Rechnungen sogar einen Überweisungsschein hinzu, den Sie als Kunde nach der Zahlung ausfüllen und zurücksenden können.

Fakt ist auch, dass Überweisungsscheine in der heutigen digitalen Welt nicht mehr so ??oft verschickt werden. Für die meisten Zahlungen (die jetzt online getätigt werden ) wird der Überweisungsnachweis automatisch und elektronisch gesendet, nachdem die Zahlung erfolgt ist.

Das Versenden von Quittungen für physische Überweisungen ist jedoch in bestimmten Branchen üblicher, in denen beispielsweise Schecks immer noch das häufigste Zahlungsmittel sind.

Müssen Sie also eine Überweisungsanzeige senden , und gibt es einen Vorteil für Sie? Lass uns genauer hinschauen.

Was ist ein Beispiel für eine Überweisungsbestätigung?

Wenn Sie jemals einen persönlichen Scheck per Post von einem Unternehmen erhalten haben, müssen Sie ihn möglicherweise am unteren Rand eines Blattes Papier abreißen. Der Teil des Papiers, der kein Scheck ist, ist das Ende der Überweisung .

Beispielsweise haben Personen, die eine Steuerrückerstattung per Electronic Fund Transfer (EFT ) erhalten, möglicherweise einen Brief per Post oder eine E-Mail mit der Bestätigung des Zahlungsbetrags erhalten. Dieses Schreiben ist ein Überweisungsschein .

Warum erhalte ich eine Überweisungsbestätigung?

Das erste, was Sie fragen sollten, wenn Sie eine Überweisung erhalten, ist, ob Sie einen Scheck erwarten. Wenn Sie einen Anspruch haben, eine Steuerrückerstattung schulden oder auf eine andere Zahlungsform warten, z. B. eine Zahlung für Versicherungsansprüche , sollten Sie sich nicht wundern, wenn Sie eine Überweisungsbestätigung erhalten .

Wenn Sie den Zahler nicht sofort identifizieren oder Ihnen etwas schulden, muss das Übersetzungsbüro ausreichende Informationen bereitstellen, oder Sie können sich für weitere Informationen an den Zahler wenden.

Wenn Sie per physischem Scheck eine Barüberweisung erhalten , sendet diese Firma den Scheck wahrscheinlich auf diese Weise. Die meisten Unternehmen drucken Schecks aus, anstatt sie von Hand auszustellen.

Das Formular, das sie für ihren Scheck verwenden, enthält eine Überweisungsanzeige . Sowohl Überweisungsanzeigen als auch Schecks sind mit ihrer Buchhaltungssoftware vorbelegt. Es kann sogar unmöglich sein, einen Scheck ohne Zahlungsavis auszudrucken .

Es ist wichtig zu beachten, dass die Informationen auf dem Überweisungsbeleg Ihnen helfen können. Erwägen Sie daher, die Informationen in Ihr Buchhaltungssystem einzugeben oder den Überweisungsbeleg in Ihrer Akte einzuscannen, anstatt ihn wegzuwerfen.

Müssen Sie eine Überweisungsanzeige senden?

Das Senden einer Überweisungsanzeige ist die beste Buchhaltungspraxis und Höflichkeit gegenüber der Person, die Sie bezahlen. Einige Unternehmen benötigen möglicherweise eine Empfehlungsberatung, aber es gibt normalerweise keine formelle Verpflichtung, diese einzureichen.

Der größte Vorteil des Zahlungsavises besteht darin, dass es bei der Aufzeichnung hilft und den Inkassoprozess rationalisiert.

Wenn Sie eine Schecküberweisung senden , kann der Empfänger diese schnell der Rechnung zuordnen. Wenn Sie jedoch eine Online-Zahlung von Ihrem Finanzinstitut senden, enthält ein Scheck oder eine elektronische Überweisungsanzeige oft nicht genügend Informationen, damit Ihr Anbieter Ihre Zahlung mit Ihrer abgleichen kann.

Indem Sie eine separate Überweisungsbenachrichtigung senden , können Sie sie auch benachrichtigen, um zu bestätigen, dass ihr Bankkonto Ihre Zahlung erhalten hat, wenn sie Ihre Rechnung nicht als bezahlt gekennzeichnet haben.

Warum Zahlungsavis senden?

Kurz gesagt, Sie müssen keine Überweisungsanzeige senden, wenn Sie dies nicht möchten. Aber es ist eine gute Praxis, eine zu senden, auch wenn es nur darum geht, dem Empfänger die Höflichkeit zu geben, zu wissen, dass die Zahlung unterwegs ist.

Es hilft auch Ihren Lieferanten, Ihre Zahlungen mit den Rechnungen abzugleichen, die sie Ihnen ausstellen, was großartig ist, um den Empfängern bei der Verwaltung ihrer Debitorenabteilung und der verfügbaren Aufzeichnungen zu helfen.

Mit anderen Worten, wenn Sie der Meinung sind, dass es für Ihr Unternehmen von Vorteil wäre, einen Überweisungshinweis zu erhalten, kann es hilfreich sein, jemandem einen Überweisungshinweis zu senden.

Wer braucht eine Überweisungsanzeige?

Wie wir oben erklärt haben, ist der Übersetzungszettel optional. Aber es ist eine Einstellung, die Verkäufer zu schätzen wissen. Der Erhalt von Überweisungsavisen hilft Lieferanten dabei, ihre Zahlungen leichter Rechnungen zuzuordnen. Es kann auch verhindern, dass Lieferanten verwirrt darüber sind, ob Sie Ihre Rechnung bezahlt haben.

Sie können einen Zahlungsavis senden, wenn Sie eine Rechnung von einem Lieferanten oder Unternehmen erhalten und die Rechnung bezahlt haben.

Was sollte die Überweisungsanzeige enthalten?

Sie haben die Vorteile abgewogen und entschieden, dass Sie nach erfolgter Zahlung Zahlungsavise an Ihren Anbieter senden möchten . Oder vielleicht verlangt Ihr Lieferant eine Zahlungsanzeige auf seiner Rechnung.

Wenn Sie einen Überweisungsbeleg senden, sollte dieser einige wichtige Informationen enthalten.

Ihr Überweisungsbescheid muss enthalten:

  • Ihr Name (vollständiger Name ist nicht erforderlich, solange der Anbieter Sie identifizieren kann)
  • deine Adresse
  • Name des Lieferanten (Zahlungsempfänger).
  • Lieferantenadresse
  • Ihre Zahlungsmethode (dh wie Sie Ihre Rechnung bezahlen), z. B. „per Scheck“ oder „ACH-Überweisung“. „
  • Zahlungsbetrag (wie viel Sie bezahlt haben)
  • Die mit Ihrer Zahlung und Ihrem Zahlungsavis verbundene Rechnungsnummer (diese finden Sie auf der Rechnung Ihres Lieferanten)
  • Das Datum, an dem Sie die Überweisungsanzeige erstellt haben

Wenn Ihr Lieferant sicher ist, dass die Zahlung abgeschlossen ist, wird die Geldüberweisung empfangen (wenn Sie beispielsweise einen Scheck per Post senden, dauert die Zahlung länger als eine Banküberweisung).

Am einfachsten geben Sie diese Informationen auf dem Überweisungsformular ein, das Ihrer Rechnung beiliegt. Wenn Ihr Lieferant auf seiner Rechnung keinen Zahlungsavisabschnitt eingefügt hat, können Sie diese Angaben auf Ihrem Firmenbriefkopf oder ähnlichem machen.

Vergessen Sie auch nicht, die Namen und Kontaktinformationen von Mitgliedern Ihrer Organisation anzugeben, die der Anbieter kontaktieren kann, wenn sie Fragen zur Überweisungsanzeige haben .

Arten von Zahlungsavisen:

Arten von Überweisungsanzeigen: 1. Papierüberweisung 2. E-Mail-Überweisung 3. EDI-basierte Überweisungen 4. Web-basierte Überweisung

  1. Papierüberweisung: Diese Rechnungen sind in der Regel handgeschriebene oder gedruckte Papierdokumente. Sie enthalten Informationen wie Rechnungsnummern und Zahlungsbeträge.
  2. E-Mail-Überweisung: Kunden senden Überweisungsinformationen normalerweise per E-Mail. Die Überweisung erfolgt entweder im Text der E-Mail oder als Anhang.
  3. EDI-basierte Überweisungen: In der Regel senden große Unternehmen Überweisungen über EDI-Maschinen. Diese Überweisung ist eine Kombination aus alphanumerischen Zeichen.
  4. Webbasierte Überweisung: Bei Einzelhandelsgiganten wie Amazon und Walmart laden ihre A/P-Teams Übersetzungen auf Website-Portale hoch. Das Kreditoren-Cash-Claim-Team meldet sich bei diesem Portal an und lädt die Online-Überweisungsanweisungen herunter.

Darüber hinaus gibt es in der Branche verschiedene Überweisungsformate.

Der beste Weg, um Zahlungsavise zu senden

Es gibt keine speziellen Formulare oder Anforderungen für das Senden von Zahlungsavisen an Ihren Lieferanten. Der einfachste Weg ist die Zusendung per E-Mail. Erkundigen Sie sich zunächst bei Ihrem Anbieter nach der besten E-Mail-Adresse zum Senden von Überweisungsvorschlägen.

Wenn Sie die falsche E-Mail-Adresse verwenden, erreicht sie die Buchhaltung möglicherweise nicht. Andererseits kann es im Mix untergehen, wenn Sie es nur an eine generische Firmen-E-Mail-Adresse senden.

Alternativ können Sie auch den Postweg nutzen und uns einen Überweisungsträger oder Beleg per Post zusenden. Beispielsweise nutzen Kunden, die per Scheck bezahlen, häufig die Post. Der Kunde sendet dann Zahlungs- und Überweisungsbenachrichtigungen gleichzeitig.

Wenn Sie normale E-Mails verwenden, wird es wahrscheinlich langsamer sein. Sofern es also keinen besonderen Grund für die Verwendung von Direktwerbung gibt, wäre E-Mail aus Effizienzgründen die bessere Wahl.

Warum ist eine Überweisungsanzeige wichtig?

Es gab eine konsequente Entwicklung in Bezug auf die Berichterstattung und die Zahlungsmethoden. Wie Sie bemerkt haben, bewegen sich KMU von traditionellen Zahlungsmethoden wie Schecks zu digitalen Zahlungslösungen, ACH, Bank und Geldtransfers über Online- Wallets für Zahlungen.

Zahlungsavise werden normalerweise immer zusammen mit dem Scheck an den Verkäufer gesendet. Warum wird der Zahlungsauftragsschein immer noch angezeigt, wenn wir von Scheck-/Barzahlung wechseln? Benötigt der Zahlungsempfänger Überweisungsdaten? Wir werden sehen.

Wer nutzt die Überweisungsanzeige?

Zahlungsavise finden ihre Anwendung in allen Bereichen, die Zahlungen senden und empfangen. Nachfolgend sind drei allgemeine Bereiche aufgeführt, in denen sie am häufigsten verwendet werden.

  • Banküberweisungstipps: Wie der Name schon sagt, versendet die Bank diesen Zahlungsauftragsschein. Es gibt Fälle, in denen Banken Zahlungen im Namen ihrer Inhaber vornehmen. Diese Überweisung wird also von der Bank an den Zahlungsempfänger gesendet, einschließlich Informationen wie Zahlungsdatum, Absenderdaten usw.
  • Geschäftliche Überweisungsanzeige: Eine geschäftliche Überweisung findet zwischen zwei Unternehmen statt. Wie bereits erwähnt, verarbeitet das Unternehmen Lieferantenrechnungen und Überweisungen. Sie schickten eine geschäftliche Übersetzungsberatung an die Reederei, um dies mitzuteilen. Arbeitgeber können es auch an Mitarbeiter senden, um Zahlungen zu senden oder Gutschriften zurückzugeben , um sie auf dem Laufenden zu halten.
  • Hinweis zur Versicherungsüberweisung: Eine Versicherungsüberweisungsbenachrichtigung ist eine Bestätigungsnachricht, die von Anbietern von Versicherungsunternehmen an ihre Kunden gesendet wird, wenn sie einen Anspruch zusammen mit den erforderlichen Dokumenten einreichen. Manchmal kann eine Forderungszahlung verweigert werden, selbst wenn die Dokumente am richtigen Ort sind. Wenn sie Auszahlungen nicht rechtzeitig sehen, denken sie an die falschen Gelegenheiten.

So senden Sie eine Überweisungsanzeige

Wenn Sie Überweisungsscheine an Lieferanten senden, müssen Sie Folgendes enthalten:

  • Rechnungsnummer.
  • Zahlungsbetrag.
  • Zahlungsmethode.
  • Ihr Name und Ihre Adresse.
  • Ihr Name und Ihre Adresse.
  • Das Datum, an dem Sie die Überweisung gesendet haben und wann Sie mit dem Abschluss der Zahlung rechnen können.

Es gibt keine gesetzlichen Richtlinien für das Senden eines Überweisungsbenachrichtigungsdokuments an einen Dienstanbieter. Der bequemste Weg ist per E-Mail. Die Benachrichtigung von Lieferanten und die Erstellung von Bargeldreferenzen können bei deren Aufzeichnungen hilfreich sein, selbst wenn Sie Zahlungen online tätigen.

Erkundigen Sie sich vor dem Absenden beim Anbieter nach der entsprechenden E-Mail-Adresse. Es ist möglicherweise für die Buchhaltung nicht sichtbar und kann verloren gehen, wenn Sie es an die öffentliche E-Mail-Adresse des Unternehmens senden.

Sie können eine Mahnung auch als Brief versenden. Dies ist bei Kunden üblich, die per Scheck bezahlen, und wird normalerweise mit der Zahlung gesendet. Wenn die Rechnung einen Abschnitt mit Zahlungsvorschlägen enthält, entfernen Sie diesen, füllen Sie ihn aus und senden Sie ihn an die vom Lieferanten angegebene Adresse zurück.

Beispiel für eine Überweisungsbestätigung

Ihr Plan, einen Überweisungsbescheid zu senden, hier sind die Banküberweisungsdetails, die Sie angeben müssen.

Ein wenig Googeln kann Ihnen viele ungültige und veraltete Vorlagen liefern (Gute Dinge gibt es nie umsonst). Aber um dies richtig zu tun, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, was Sie in Ihre Standardvorlage für Überweisungsavise aufnehmen sollten und was nicht.

Wenn Sie also eine Überweisungsbestätigung senden möchten , müssen Sie hier die Überweisungsdaten angeben.

  • Ihre Firmendaten: Der Empfänger des Dokuments muss wissen, woher die Überweisung stammt. In diesem Feld müssen Sie also den Firmennamen, die Adresse und die Kontaktdaten eingeben. Informationen über das empfangende Unternehmen. Wenden Sie sich jetzt mit den Kontaktdaten an das Unternehmen, an das Sie die Zahlung überweisen.
  • Rechnungsnummer: Die Überweisungsrechnungsnummer ist wichtig, da sie Ihre Unterlagen zieht. Das Buchhaltungsteam kann die Rechnung entgegennehmen und durch Anhängen eines Überweisungsträgers als bezahlt markieren.
  • Zahlungsdatum: Fügen Sie das Zahlungsdatum und das Datum hinzu, an dem Sie die Überweisung gesendet haben.
  • Zahlungsbetrag: Auch wenn Sie die Überweisungsrechnungsnummer angeben, ist es eine gute Idee, den gezahlten Betrag hinzuzufügen und das Bankkonto zu bestätigen.
  • Zahlungsart: Die Aufnahme von Zahlungsarten erhöht die Transparenz. Entscheiden Sie, ob es sich um eine Banküberweisung, einen Scheck oder Google Pay handelt. Sie können besser vorbereitet und sicher sein, wo Sie Ihre zukünftigen Zahlungen erwarten können. Das voraussichtliche Lieferdatum der Zahlung.

Jede Zahlungsmethode erfordert ihre eigene Zahlungsbearbeitungszeit. Sie können ein voraussichtliches Datum angeben, wann es den Lieferanten erreichen wird.

  • Geschätztes Zahlungslieferdatum: Jede Zahlungsmethode benötigt Zeit, um Zahlungen zu verarbeiten. Sie können ein voraussichtliches Datum angeben, wann es den Lieferanten erreichen wird.
  • Wenn der Arbeitgeber eine Überweisungsanzeige sendet, muss diese die folgenden Überweisungsinformationen enthalten.
    • Netto- und Bruttogehalt
    • Arbeitgeber- und Arbeitnehmerinformationen
    • Für Überstunden, den sechsten Tag und andere Gründe wird ein Zuschlag gewährt.
    • Arbeitnehmerabzüge und -beiträge
    • Zahlungsdatum

Wie sende ich einen Zahlungsavis?

Nachdem Sie nun die Vorlage haben und einen Überweisungsvorschlag gemacht haben, schauen wir uns an, wie Sie ihn Ihrem Lieferanten geben können. Bevor Sie sich für eine Versandmethode entscheiden, sehen Sie sich unten die Arten von Formaten an, die Sie anpassen können.

  1. Überweisungsschein in Papierform: Obwohl er veraltet und etwas klobig ist, macht er seine Arbeit gut. Hier drucken Sie es auf Papier aus und versenden es.
  2. PDF oder digitales Dokument: Wenn Sie einen Zahlungsvorschlag digital auf Ihrem Computer machen, versenden Sie ihn.
  3. Software: Es gibt viel Software, die sofort personalisierte Überweisungsträger erstellen und versenden kann.
  4. Als Notiz versenden: Einige Lieferanten versenden Überweisungsträger mit ihren Rechnungen . Dies geschieht sowohl in physischer als auch in digitaler Form. Sie müssen es ausfüllen und an die angegebene Adresse senden.
  5. Per Post versenden: Sie haben richtig gehört. Füllen Sie den Überweisungsträger aus und senden Sie ihn an die Adresse Ihres Anbieters.
  6. Per E-Mail gesendet: E- Mail ist einfach und kann in einer Minute erledigt werden. Und es ist viel schneller als die physische Post, die Tage braucht, um sie zu erreichen. Und jetzt müssen Sie wissen, welche E-Mail-Adresse gesendet werden soll. Außerdem haben Sie eine Kopie davon in dem von Ihnen eingereichten Artikel.
  7. Überlassen Sie dies der Software: Selbst das Verfassen und Versenden einer E-Mail dauert einige Minuten. Aber die Software macht eine automatische Abrechnungsstelle, wenn Sie die Details eingeben. Darüber hinaus können eine dedizierte Zahlungsverwaltungsplattform und ein ERP-System Überweisungsbelege sofort erstellen und versenden.

Können Sie einen Zahlungsavis anfordern?

Sie können jederzeit Personen bitten, Ihnen Überweisungsanweisungen zu senden, um Ihnen bei der Abwicklung von Zahlungen zu helfen. Technisch gesehen können Sie Ihre Kunden bitten, sie gemäß Ihren Anforderungen zu versenden, aber es ist schwer umzusetzen. Darüber hinaus könnten Sie einen Kunden verlieren, wenn Sie eine Strafe erheben, z. B. eine zusätzliche Gebühr für das Nichteinreichen eines Überweisungsvorschlags.

Eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Sie einen Zahlungsavis erhalten , besteht darin, Ihrer Rechnung einen vorgedruckten Zahlungsavis beizufügen. Wenn ein Kunde Sie dann per Scheck bezahlen möchte, kann er den Zahlungsavis in den Umschlag mit seinem Scheck legen.

Wenn Sie eine elektronische Zahlungsmethode verwenden, generiert Ihr Zahlungs-Gateway möglicherweise automatisch einen Überweisungsschein basierend auf der Rechnung, die Ihr Kunde zu bezahlen versucht. Wenn Ihr Kunde jedoch die Zahlung auf andere Weise sendet, z. B. einen Scheck, der vom Rechnungszahlungsdienst Ihrer Bank gesendet wird, erhalten Sie möglicherweise nicht immer eine Überweisungsbestätigung.

Daher ist es auch hilfreich, Kunden zu bitten, Bankkontonummern und Rechnungsnummern in den Notizen auf ihren Schecks anzugeben.

Können Sie einen Banküberweisungsschein als Zahlungsnachweis verwenden?

Sie können den Zahlungsavis selbst nicht als Überweisungsnachweis verwenden . Da dies lediglich ein Formular ist, das Sie senden, um zu bestätigen, dass Sie bezahlt haben, gibt es keine Garantie dafür, dass der Empfänger Ihre Zahlung jemals erhält.

Sie können Ihrem Zahlungsavis eine Empfangsbestätigung hinzufügen , aber der Empfänger sendet möglicherweise nicht immer eine Zahlungsbestätigung, wenn dies ungewöhnlich ist.

Der Rat für Überweisungsanzeigen kann jedoch dokumentieren, dass Sie versucht haben, zu zahlen. Wenn der Empfänger beispielsweise Ihren Zahlungsavis akzeptiert, aber nicht Ihre Zahlung, ist er möglicherweise eher bereit, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um den Grund dafür herauszufinden, anstatt Ihre Zahlung einfach als verspätet zu markieren.

Wie verschicke ich am besten Zahlungsavise?

Es gibt keinen richtigen oder falschen Weg, Überweisungsbestätigungen zu versenden. Wenn Sie einen Scheck senden, enthält dieser normalerweise einen Überweisungsschein, der dem Empfänger hilft, den Zweck des Schecks zu identifizieren. Einige Unternehmen ziehen es vor , Zahlungsavise als zusätzliche interne Kontrollmaßnahme separat zu versenden . Wenn Sie elektronisch bezahlen, möchten Sie je nach Branchenpraxis möglicherweise eine Überweisungsbestätigung per E-Mail oder Post versenden.

Wenn Sie einen Überweisungsträger per Post versenden, kann es für Ihren Lieferanten hilfreich sein, sicherzustellen, dass er gescannt werden kann. Dies hilft ihnen, die manuelle Dateneingabe zu vermeiden.

Um gescannt zu werden, müssen Überweisungsträger schwarz-weiß in einer Standardschriftart wie Arial oder Times New Roman sein und Standardbeschreibungen für jedes Feld enthalten, wie z. B. Zahlungsbetrag und Rechnungsnummer.

Dadurch kann der Computer die erforderlichen Informationen automatisch aus dem gescannten Bild extrahieren. Wenn Sie von einem Lieferanten eine Serienrechnung erhalten, ist es höflich, diese zusammen mit Ihrer Zahlung zurückzusenden.

Fazit:

Die Überweisungsanzeige ist eine großartige Idee, um die Kommunikationswege mit der Person oder dem Unternehmen, die Sie bezahlen, offen und klar zu halten. Es verhindert auch unnötige Verwirrung. Wenn es also keine zusätzlichen Kosten verursacht, müssen Sie den Zahlungsavis mit der nächsten Zahlung senden.