Ici, vous apprendrez à gérer les attentes des parties prenantes en utilisant la façon de créer une road map de projet et de garder votre équipe sur la bonne voie pour respecter les délais.
En tant que chef de projet, votre travail consiste à tenir les parties prenantes informées sans vous concentrer sur les détails quotidiens. En même temps, vous voulez que votre équipe se concentre sur les tâches quotidiennes.
À la fin de cet article, vous apprendrez à utiliser une road map pour maintenir l’équilibre de votre projet.
Commençons.
Qu’est-ce qu’une roadmap définition ?
Une méthodologie de définition de road map de projet est un aperçu visuel de haut niveau d’un projet. Une road map est généralement présentée sur une chronologie et se compose de:
- Portée du projet: la portée du projet représente la vision globale de ce que vous voulez réaliser d’ici la fin du projet.
- Produit : Le produit est le résultat ou le résultat final des activités du projet. Le résultat peut être n’importe quoi : des documents, des logiciels ou même un produit physique fini.
- Calendrier de projet de haut niveau: le calendrier décrit l’ordre chronologique dans lequel les activités du projet sont réalisées et les jalons sont atteints.
- Jalons du projet: les jalons sont des événements dans la chronologie du projet qui indiquent les changements dans les phases du projet.
- Risque : Le risque est un défi dans les activités du projet, les membres de l’équipe, les ressources ou les facteurs externes qui peuvent faire dévier le projet de son calendrier ou de son budget.
En quoi une road map de projet diffère-t-elle d’un plan de projet?
Bien qu’une feuille de route de projet et un plan de route de projet soient similaires en ce sens qu’ils constituent un type de plan créé avant le démarrage d’un projet et utilisé pour surveiller la mise en œuvre du projet, ils diffèrent considérablement dans leurs fonctions spécifiques.
| road map du projet | plan de projet |
| Haut niveau | Granulaire |
| Conçu pour montrer la relation entre différentes variables et leur effet sur l’achèvement du projet | Décomposer le projet en tâches pour faciliter l’attribution des responsabilités et le suivi des progrès |
| Donner un bref aperçu du projet | Fournir une description détaillée du projet |
Fondamentalement, la méthode du projet vise à montrer la relation entre différentes variables et comment elles affectent la réalisation du projet. Il donne un aperçu de l’avancement du projet.
D’autre part, un plan de route de projet divise le projet en tâches, ce qui facilite l’attribution des responsabilités et le suivi des progrès dès le début. Il détaille en précisant quelles ressources utiliser pour le projet, quels objectifs spécifiques sont poursuivis avec elles, et sert généralement de guide pour la mise en œuvre du projet.
Pourquoi avez-vous besoin d’une road map de projet?
Il existe deux raisons stratégiques pour lesquelles les chefs de projet et les propriétaires utilisent des feuilles de route.
Premièrement, la road map du projet sert de rappel des objectifs stratégiques du projet. Ceci est important car les réalités quotidiennes dans lesquelles ils travaillent changent souvent à mesure que l’équipe progresse dans des projets complexes. Les gens devraient être déplacés vers d’autres tâches plus prioritaires. Le budget doit être déplacé. En raison de l’évolution du marché, des initiatives autrefois considérées comme peu prioritaires deviennent soudainement urgentes.
Lorsque des changements obligent l’équipe de projet à réorganiser les détails de son plan de projet au niveau des tâches, des rappels rapides des objectifs de niveau supérieur sur lesquels ils travaillent peuvent aider l’équipe à prendre des décisions plus judicieuses.
En raison de l’évolution du marché, les fonctionnalités qui étaient autrefois considérées comme peu importantes deviennent soudainement urgentes.
Lorsque le changement oblige les équipes de projet à ajuster la définition de leur plan de travail au niveau du projet , un rappel rapide des objectifs de haut niveau sur lesquels ils travaillent peut aider l’équipe à prendre une meilleure décision
La deuxième raison pour laquelle les chefs de projet devraient utiliser les feuilles de route est leur valeur pour définir les attentes, obtenir du soutien et mettre rapidement à jour les autres parties prenantes telles que les dirigeants et les investisseurs.
Lorsqu’ils demandent des mises à jour de statut sur un projet, ces intervenants ne veulent pas voir la progression de l’équipe d’une tâche à l’autre. Ils ne se soucient que du statut au niveau stratégique – quand certains aspects du projet seront terminés, quelles étapes votre équipe a franchies, si votre projet est en deçà du budget, etc.
Que faut-il inclure dans la road map du projet?
Une feuille de route de projet n’est pas seulement un calendrier de projet. Il existe d’autres variables de gestion de projet à prendre en compte lors de la création.
- Buts et objectifs du projet: l’objectif principal de toute road map de projet est les buts et objectifs généraux du projet. Inutile d’entrer dans les détails car les objectifs de votre projet seront expliqués dans votre résumé de projet.
- Risque du projet: Identifiez les principaux risques du projet qui pourraient entraîner l’échec de votre projet ou compromettre des éléments clés du plan de projet tels que la portée, le calendrier, les objectifs, les attentes des parties prenantes, l’assurance qualité, etc.
- Chronologie du projet: cet examen de la chronologie du projet inclut uniquement les étapes et les résultats les plus importants de votre projet. Vous pouvez également utiliser un diagramme de Gantt pour une vue plus détaillée du calendrier de votre projet.
- Dépendances des tâches: identifiez les dépendances des tâches en fonction des tâches que vous avez définies dans la chronologie de votre projet. Créer une road map de votre projet avec un outil logiciel de diagramme de Gantt qui vous permet de lier les dépendances des tâches est le moyen le plus simple d’afficher les dépendances.
- Ressources du projet : Notez les ressources dont vous aurez besoin pour mener à bien le projet. Cela inclut les ressources humaines telles que votre équipe de projet et les ressources physiques telles que l’équipement, les matériaux, etc.
- Personnes clés : Énumérez les principales parties prenantes et leurs rôles dans le projet et comment les contacter.
- Première réunion: parcourez la road map de la gestion de projet et assurez-vous que les attentes sont claires pour toutes les personnes impliquées. (N’oubliez pas de préparer un ordre du jour pour la réunion de lancement.)
- Rôles et responsabilités : Les rôles et responsabilités des personnes impliquées dans le projet sont décrits. La feuille de route du projet définit qui fait quoi, puis ces tâches et résultats peuvent être suivis.
Comment faire une feuille de route de projet en 5 étapes
OK, alors comment allez-vous créer une road map de projet? Quelle que soit l’étape du cycle de vie de votre projet, votre processus devrait ressembler à ceci:
1. Rassembler le contexte (pourquoi)
Encadrez votre projet dans un contexte stratégique et concentrez-vous sur le «pourquoi». Cela peut signifier rassembler les objectifs stratégiques, la vision du programme et les objectifs du projet à partir d’actifs tels que des documents de projet, des plans stratégiques ou des feuilles de route de produit.
De même, cela peut signifier mener des recherches auprès des parties prenantes et des clients, mener des évaluations de marché ou analyser des données commerciales pour valider l’approche d’un projet (et cela pourrait être un projet ou une phase en soi!).
Passez moins de temps à chercher et plus de temps à automatiser les configurations et les flux de travail des actifs numériques.
2. Décidez comment présenter la vue générale (comment)
Il existe de nombreuses façons de raconter comment votre projet atteindra ses objectifs. Souvent, il s’agit d’un résumé chronologique qui n’est qu’un Gantt compilé, mais il peut également ne pas s’agir d’une vue chronologique: parfois, un organigramme, un diagramme d’affinité ou une autre représentation visuelle représenteront mieux la logique et les dépendances des activités du projet, ou leur relation avec le projet cible.
3. Extraire les jalons et les livrables (quoi)
Faites correspondre les résultats clés avec les objectifs du projet et résumez les résultats qu’ils fourniront. Sur cette base, sélectionnez les étapes clés dans la chronologie de votre projet afin qu’elles puissent être mises en évidence et discutées. N’oubliez pas: sans soi-disant, les résultats ne sont que des choses et les réalisations ne sont que des dates.
4. Résumer les principaux risques et les stratégies d’atténuation
Identifier les principaux risques d’impact et résumer les stratégies d’atténuation. Cela peut inclure le risque de conception, mais aussi le risque de programme, le risque de marché, le risque organisationnel. C’est votre chance de montrer ce qui est en jeu et les précautions que vous prenez pour assurer le succès.
5. Décrire les étapes suivantes et/ou parallèles
Contextualisez votre projet dans une vue d’ensemble en expliquant ce qui doit se passer lorsque le projet est terminé (par exemple, les phases futures, les initiatives de suivi) et quelles activités connexes en dehors de votre projet sont importantes (par exemple, votre projet + site Web en croissance = problèmes CSAT). résolu)
Exemple de road map de projet
Vous trouverez ci-dessous quelques modèles de feuille de route montrant quels détails sont inclus et qui les utilise.
1. Calendrier général du projet
Voici à quoi ressemble une feuille de route de projet typique. Vous avez une vue complète du plan de projet, de ce que l’équipe est censée livrer et du moment où elle est attendue. De cette façon, tous les membres de votre équipe savent toujours ce qui doit être fait, quand et où sont les échéances.
2. Feuille de route des activités du projet
Voici une feuille de route de projet plus détaillée, présentée sous forme de diagramme de Gantt, avec des informations de feuille de route plus détaillées sur les tâches et les résultats attendus des membres de l’équipe.
Comme prévu, il s’agit d’une feuille de route destinée à être utilisée par votre équipe de développement, leur indiquant où se situent les priorités dans la réalisation de ces livrables et l’achèvement des tâches du projet. Cette feuille de route montre les parties du projet qui ont été achevées, les tâches en cours et les livrables à initier.
3. Feuille de route des initiatives du projet
La feuille de route des initiatives de projet détaille les initiatives visant à améliorer le processus de gestion de projet. Cet exemple de diagramme de Gantt fournit une vue d’ensemble de haut niveau des objectifs d’un projet d’amélioration et des résultats associés à leur réalisation. Le calendrier n’est pas bien défini, mais chacun a une idée de quand s’attendre à quel résultat.
Modèle de project roadmap
Le modèle de feuille de route de projet est parfait pour les chefs de projet novices. Remplissez simplement une liste de tâches et laissez notre modèle Excel créer automatiquement un calendrier visuel pour vous. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez ouvrir la project roadmap dans ProjectManager pour créer une feuille de route dynamique et suivre les détails en temps réel, gérer les ressources, etc.
Quels modèles de gestion de projet gratuits peuvent vous aider avec une feuille de route de projet?
Créer une feuille de route de projet peut être difficile. C’est pourquoi des dizaines de modèles de gestion de projet vous aideront à planifier, programmer et suivre vos projets. En voici quelques-unes qui peuvent vous aider dans votre processus de planification de projet.
Modèle de plan de projet
Ce modèle de plan de projet vous aidera à rassembler les informations dont vous avez besoin pour commencer à créer un plan de gestion de projet. Vous pouvez facilement le personnaliser et joindre des documents de projet à l’appui si nécessaire.
Modèle de budget de projet
Le budget du projet est très important pour la réussite du lancement, de la mise en œuvre et de l’achèvement du projet. Ce modèle de budget de projet est parfait pour suivre toutes les dépenses de votre projet et définir des limites de dépenses.
Modèle de structure de répartition du travail
Le modèle de structure de répartition du travail vous aidera à identifier toutes les tâches du projet afin que vous puissiez créer une carte de plan de projet, un calendrier et un budget.
Ressource de modèle de feuille de route
Si vous avez encore besoin de modèles de gestion de projet pour vous inspirer ou pour les utiliser dans vos outils Office, voici trois ressources pour vous aider à démarrer:
- Modèle de chronologie pour MS Office
- Modèle de feuille de route de projet open source
- Modèle de diagramme de Gantt pour Google Sheets
Modèle de feuille de route de projet: avantages et inconvénients
Un modèle de feuille de route de projet est un dépliant ou une brochure prêt à l’emploi. Vous pouvez modifier le modèle et créer votre propre feuille de route.
Il existe de nombreux modèles en ligne que vous pouvez utiliser immédiatement. Mais ce template n’est pas sans inconvénients :
- Les modèles deviennent plus difficiles à gérer à mesure que vous ajoutez plus de détails sur le projet.
- Apporter des modifications rapides aux modèles n’est ni facile ni intuitif.
- Travailler ensemble sur des modèles serait presque impossible sans beaucoup de va-et-vient.
Envisagez plutôt d’utiliser un outil de planification de projet
Au lieu d’un modèle rigide, vous pouvez utiliser un simple outil de planification de projet comme les logiciels ci-dessous. C’est la solution parfaite pour tous vos besoins de planification de projet.
- Il est livré avec un diagramme de Gantt pour un processus de planification de projet détaillé mais simple.
- Vous pouvez facilement concevoir, partager et collaborer sur des projets avec tous les membres de votre équipe.
- Vous pouvez cliquer sur des tâches spécifiques et ajouter des détails, utiliser un codage couleur pour une meilleure représentation visuelle et diviser des projets longs et complexes à l’aide de jalons.
- Et une fois que vous avez créé une feuille de route, vous pouvez la développer en un plan de projet détaillé. Et gérez l’exécution de vos travaux en utilisant un tableau Kanban pour suivre l’avancement des travaux.
Quels outils de gestion de projet peuvent être utilisés pour créer une feuille de route de projet?
Comme nous l’avons vu ci-dessus, une feuille de route de projet apporte les informations de la feuille de route du plan de projet et du calendrier du projet dans une vue d’ensemble de haut niveau. Pour ce faire, ils doivent contenir les objectifs, les jalons, les ressources et les tâches du projet.
Certains des outils de gestion de projet les plus couramment utilisés pour créer des feuilles de route de projet sont les diagrammes de Gantt, les tableaux Kanban, les tableaux de bord de projet et les diagrammes de projet.
Il existe de nombreux produits logiciels de gestion de projet qui répondent à une ou plusieurs de ces fonctionnalités. La difficulté consistait à trouver une solution complète pouvant servir d’outil de planification, d’ordonnancement et de suivi de projet. En outre, les chefs de projet ont besoin d’une plate-forme de collaboration non seulement pour partager les feuilles de route du projet, mais également pour attribuer des tâches, planifier des ressources et permettre aux équipes de mettre à jour facilement leur statut.
Le logiciel de gestion de projet vous aide à créer des feuilles de route de projet en quelques minutes
Notre logiciel de gestion de projet possède des fonctionnalités pour la gestion de projet au jour le jour, mais également les bases nécessaires pour créer des feuilles de route de projet pour des projets individuels ou pour gérer un portefeuille de projets. Nos diagrammes de Gantt en ligne fournissent une vue d’ensemble du projet de haut niveau et un endroit pour collecter et attribuer des tâches, qui peuvent ensuite être mises à jour par les chefs de projet et les membres de l’équipe.
Suivez la feuille de route de votre projet avec un tableau de bord en ligne
Le tableau de bord en temps réel reflète ensuite ces changements au fur et à mesure qu’ils se produisent, afin que chacun puisse voir exactement où en est le projet et résoudre les problèmes avant qu’ils ne deviennent des problèmes. Le tableau de bord en temps réel est un puissant outil de gestion de projet qui va au-delà de la planification de la feuille de route et permet aux chefs de projet de suivre leur budget, leur progression, leur travail et leur temps.
Équilibrer les ressources du projet
En allouant correctement vos ressources, vous restez sur la bonne voie. Vous ne voulez pas le redistribuer. Cela provoque de la fatigue. Impliquez les membres de votre équipe et maintenez-les productifs grâce à nos fonctionnalités de gestion des ressources. Utilisez des tableaux de charge de travail à code couleur pour voir en un coup d’œil qui est en sur ou sous-travail. Vous pouvez réaffecter votre équipe directement à partir de ce tableau pour équilibrer les charges de travail et maintenir l’utilisation de la capacité.
Quels sont les conseils pour une feuille de route réussie ?
Voici quelques suggestions pour une planification de projet réussie:
Élaborez votre feuille de route avant de créer votre plan de projet.
Vous avez besoin d’objectifs stratégiques bien pensés pour votre projet – un aperçu de la raison pour laquelle vous avez choisi l’initiative en premier lieu – avant de pouvoir décomposer intelligemment le projet en rôles et responsabilités détaillés.
Utilisez la feuille de route pour démarrer votre projet.
Lorsque vous réunissez pour la première fois votre équipe de projet, ainsi que toutes les parties prenantes dont vous avez besoin de l’approbation pour commencer, présenter une project roadmap (plutôt qu’un plan plus détaillé) est un excellent moyen de s’assurer que tout le monde comprend les objectifs et les valeurs. du projet. Exécution du projet et délais du projet.
Utilisation de l’outil de project roadmap
Lors de la création et de la gestion de votre projet de feuille de route , vous souhaiterez utiliser un logiciel de gestion de projet. Ce sont généralement des outils de gestion de projet qui offrent des options spécifiques pour créer des feuilles de route.
Un logiciel de gestion de projet est préféré car il vous permet de créer et de modifier facilement la feuille de route de votre projet . Certains vous fournissent des modèles pour visualiser facilement et rapidement votre feuille de route, et vous avez également accès aux dernières données de vos activités de gestion de projet via des rapports mis à jour en temps réel.
Faire une feuille de route avant le plan de projet
Un projet de feuille de route vous aide à concevoir un plan de projet. Lorsqu’une feuille de route de projet est en place, vous identifiez tous les aspects importants du projet, créez une vue de haut niveau de celui-ci, puis créez un plan visuel plus détaillé.
Ceci est très utile car une feuille de route de projet couvre presque toutes les parties de votre projet, y compris la gestion de portefeuille et même les risques dans les projets. À partir de là, vous pouvez voir que créer d’abord un projet de feuille de route rend l’activité de création d’une feuille de route de produit moins ennuyeuse.
Assurez-vous que la feuille de route est toujours à jour
Vous voulez que votre feuille de route de projet atteigne tous ses objectifs dans votre parcours de développement de projet; Communication, coordination et alignement. Si votre feuille de route produit ne reflète pas l’état actuel de votre stratégie de projet, cela ne vous aidera pas à y parvenir.
Que vous utilisiez ou non un logiciel de gestion de projet, vous voulez vous assurer que toute modification apportée à votre plan et à votre stratégie de projet est correctement reflétée sur la feuille de route dès que possible. Cela garantit que chacun dispose des bonnes informations avec lesquelles travailler et que le travail de chacun sur le projet est coordonné et aligné sur le même résultat.
L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet facilite grandement la maintenance.
Inclusion des contacts dans la project roadmap
Les contacts clés ne sont pas un élément que vous voyez dans chaque projet de feuille de route , mais ils peuvent toujours s’avérer essentiels dans la communication de votre projet.
Bien que les parties prenantes internes soient importantes, vous souhaiterez inclure explicitement les informations de feuille de route de contact pour les parties prenantes externes et les sous-traitants liés au projet dans votre feuille de route de projet. Ils créent un moyen de communication afin que les membres de votre équipe puissent facilement les contacter en cas de questions.
Ne fournissez que des informations pertinentes
Les détails inclus dans votre projet de feuille de route doivent être très précis et complets pour le public cible. Certains sont là uniquement pour fournir un aperçu stratégique du plan de projet afin que vous ne vouliez pas submerger vos cadres.
D’autres, telles que les feuilles de route des activités, sont destinées à présenter à l’équipe de développement les détails de tous les résultats et jalons, de sorte que vous voulez qu’ils disposent de toutes les données dont ils ont besoin. Le but est de vous assurer de ne pas submerger ou submerger le public de votre feuille de route de projet avec les détails qu’elle contient.
Quelques autres conseils pour vous aider à inclure l’utilisation d’une feuille de route de projet au lieu d’un plan plus détaillé pour mener à bien votre projet. De cette façon, vous ne perdez pas de temps à essayer de faire comprendre à tout le monde les éléments importants du projet. Vous voulez également vous assurer que les objectifs qu’il contient sont réalisables dans les délais proposés pour éviter des retards inutiles notamment et bénéficier d’une meilleure gestion des ressources.
Liste restreinte des logiciels de project roadmap
Voici une liste des meilleurs outils que je vais couvrir dans cet article.
- Montag.com: boîte d’état personnalisée avec couleur d’arrière-plan pour plus de clarté.
- Écrire: suffisamment de fonctionnalités dans cet outil pour gérer votre feuille de route là où vous avez votre projet.
- ProductPlan: un outil de projet de feuille de route qui comprend des modèles pour presque tous les besoins du projet.
- Asana : préparez simultanément le plan de projet et la feuille de route du projet.
- ProjectManager.com: Pillars of Progress permet à vos parties prenantes de voir où en est votre projet.
- Nest: Une créativité supplémentaire est nécessaire, mais vous pouvez vous attaquer à la feuille de route de votre projet.
- Roadmunk: API ouverte pour créer votre propre intégration.
- TeamGantt: fenêtre des paramètres du projet qui peut être utilisée pour un aperçu rapide de la feuille de route de votre projet.
- GanttPRO: outil de modèle de feuille de route pour aider les débutants ou vous donner une longueur d’avance sur votre feuille de route
- ClickUp : Documents avec des graphiques intégrés sous forme de widgets pour le document de feuille de route parfait.
Conclusion:
Les feuilles de route de projet aident à lancer des projets et à gérer les attentes des parties prenantes. Cela aide également à garder votre équipe motivée pour respecter les délais.
Voilà donc le projet de feuille de route en quelques mots ! Il peut être utilisé de différentes manières avec différents outils, mais la clé est un résumé de haut niveau qui capture l’essence de votre projet pour un large public. Ceci est utile lorsque vous devez résumer rapidement les détails et cartographier les forêts pour les arbres, que ce soit avant le démarrage du projet, pendant que le projet est en cours ou lorsque le projet est sur le point de se terminer.